Projeto de Implantação do PMO (Project Management Office / Escritório de Projetos)

• Diagnóstico – Período de levantamento da situação atual da empresa que tem início com a Determinação de um Patrocinador, que é alguém da alta administração que apoiará ao projeto. Nesta etapa, avaliam-se os processos como estão atualmente (AS IS), realiza-se uma avaliação de maturidade, geralmente baseada num modelo de maturidade como o OMP3, o que resulta num plano de ação e recomendações. Toma-se então a decisão de prosseguir ou não com o projeto (GO/NO GO).
• Análise – Nesta etapa é realizada uma análise detalhada do que se deseja alcançar com o PMO, modelando-se os processos AS IS (como estão) e TO BE (como vão ficar). É realizada uma análise de gaps entre as boas práticas (OPM3, PMBOK, CMMI etc) e é constituído um relatório para decisão de continuar ou não com o projeto (GO/NO GO)
• Estabelecimento – Esta etapa é a mais longa e trabalhosa de todas, pois é quando se definem todos os processos a serem utilizados, as ferramentas que serão implantadas (softwares, documentos, workflows etc). É realizado também um (ou mais) projeto(s) piloto(s) para validar o funcionamento do processo na empresa e finalmente, a partir dos resultados do projeto piloto, é realizada uma nova avaliação envolvendo os principais stakeholders , que culmina num ciclo PDCA (Ciclo de melhoria contínua baseado em 4 etapas: Plan, Do, Check e Act).
• Institucionalização – Após as avaliações da etapa de estabelecimento e a obtenção do “GO”, é realizada a institucionalização. Nesta etapa, todas as pessoas da empresa devem ser treinadas nos processos, ferramentas, devem-se discutir os processos, efetuar melhorias e finalmente, estabelecer uma rotina de QA (Quality Assurance, em português, Garantia da Qualidade), que visa acompanhar o andamento dos projetos através dos indicadores estabelecidos.

Considerações finais

O tempo e o custo de implementação dependem de quão madura a empresa está no tema Gerenciamento de Projetos, além é claro, da quantidade de pessoas, projetos envolvidos e principalmente, do apoio da alta administração. Numa empresa já madura, pode-se levar em torno de 6 meses, já numa empresa sem a cultura de processos até 24 meses.

Minha recomendação é que se busque sempre uma consultoria para apoiar, isso evita o efeito “santo de casa não faz milagre”, que faz com que um funcionário da empresa seja antipatizado e rechaçado por estar causando mudanças no ambiente. Mas também facilita a visão sistêmica, pois a equipe de consultoria tem a oportunidade de ver a empresa “de fora”. Sem falar no benefício de terem conhecimento de várias realizadas e já saberem o que funciona na implantação de um PMO, com isso evitam-se diversos erros.

Quando alguém me pergunta se vale a pena implantar um PMO, minha resposta é sempre: Sim, desde que alinhado aos objetivos estratégicos da empresa. Um PMO constituído puramente de processos, por assim dizer, cria apenas novas obrigações para a equipe e acaba, frequentemente, fracassando.

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Eli Rodrigues