Como usar a EAP para gerenciar o Escopo de um projeto

O que é a EAP?

A EAP (Estrutura Analítica do Projeto ou em inglês WBS – Work breakdown structure) é uma ferramenta visual e hierárquica que representa o Escopo do Projeto.

Normalmente, é construída em entregas ou fases, mas também pode ser feita por equipes. Quando é construída por entregas, mostra a estrutura hierárquica das entregas e quando é construída por fases, mostra as fases do projeto na primeira linha.

Em ambos os casos, o nível mais inferior da EAP mostra os pacotes de trabalho, que são conjuntos de atividades, nunca mostra as atividades, isso é papel do cronograma.

No livro “21 Erros Clássicos da Gestão de Projetos“, apresento os principais problemas que levam um projeto ao fracasso, resultado de uma coleta de 3 anos com mais de mil pessoas e, dentre eles, cito um dos maiores vilões: A falta de tempo para planejar.

É exatamente nesse ponto que a EAP agrega um grande valor, pois mostra, em linguagem clara, quais são as “partes” do projeto e, com isso, permite que se faça o Controle do Escopo.

Como usar a EAP para gerenciar o Escopo?

Delimitação

A EAP serve como delimitador do escopo, apresentando de forma gráfica tudo que faz parte do projeto. Veja o exemplo abaixo, do case Rock in Sumaré.

Esta EAP foi organizada por fases: Planejamento, Pré-evento, Evento e Pós-Evento. Abaixo de cada fase, podem-se encontrar as entregas (melhor descritas no link do case).

O importante aqui é que, ao olhar para a EAP (se você descrever bem cada pacote), tem-se a visão de tudo que deve ser feito para considerar o projeto concluído.

Monitoramento e Controle

Uma vez que tenha construído a EAP, pode-se utilizá-la para fazer o Monitoramento e Controle do projeto.

Nesse exemplo simples, você “checa” cada entrega tão logo ela seja considerada pronta. As que tiverem problemas podem ser assinaladas com um símbolo que remeta a um alerta, permitindo que você saiba que há/houve algo ali.

É importante que se utilize um ciclo PDCA para controlar o resultado efetivo das entregas. Com ele, você poderá planejar O QUE vai ser feito, desenvolver o trabalho, checar e agir, caso haja algum problema na entrega. O mesmo ciclo deve ser usado para cada entrega individualmente.

Recapitulando

 

• No Planejar se descreve “o que” e “como” o trabalho será feito, ou seja, o ESCOPO
• No Desenvolver faz-se o trabalho em si
• No Checar, monitoram-se a completude e a corretude das tarefas
• No Agir, realizam-se ações preventivas e corretivas para garantir que o plano de ação continue nos eixos e o escopo seja cumprido.

Óbvio que muitas vezes, para saber se a entrega pode ser considerada aceitável, é preciso realizar o controle da qualidade e que, para considerá-la aceita, é preciso obter a aceitação formal do cliente.

Pronto! Quando todo trabalho representado na EAP for concluído, o projeto foi finalizado.

Eli Rodrigues

Mais sobre EAPs:

• Como fazer uma EAP
• Projeto de Implantação de um Escritório de Projetos
• Lições aprendidas na forma de padrões de projetos (case aplicativo)
• Como gerenciar o escopo de um projeto
• Operação de Pacificação no Rio de Janeiro (EAP)