Como gerenciar o escopo de um projeto

Seríamos tendenciosos ao deduzir que as mudanças foram causadas pela definição inadequada, pois muitas vezes as mudanças são motivadas por fatores externos. Da mesma forma, a definição inadequada nem sempre é causada pela falta de tempo, como muitos acreditam. Poderia ser causada por inabilidade ou por imaturidade organizacional, por exemplo, na tomadora do serviço.O que temos de concreto são as boas práticas descritas no guia PMBOK®, que nos apresentam, na área de Gerenciamento de Escopo, os processos abaixo:

1. Coletar requisitos

Realiza o levantamento das necessidades e desejos do cliente, tanto funcionais (relacionadas ao produto) quanto não-funcionais (acessórias).

As principais técnicas são as seguintes:

• Entrevista – Realizar sessões de perguntas e respostas com pessoas-chave do processo em questão.
• Questionário – Montar um questionário para aplicação em grande quantidade de pessoas.
• Análise de documentação – Revisar, avaliar e analisar documentação disponibilizada pelo cliente.
• Observações (shadowing) – Acompanhar a operação do trabalho que é objeto do projeto.
• Dinâmicas de grupo – Realização de dinâmicas de grupo como brainstorming, grupo nominal, grupos de foco etc.

2. Definir o escopo

Delimita o que faz parte do projeto através de entregas. A Declaração de Escopo é o documento base, que determina o que está dentro e fora do escopo, além das premissas e restrições.

Ferramentas:

• Análise de produto – Conversão da descrição do produto (necessidades do cliente) em entregas e requisitos.
• Identificação de alternativas – Busca de diferentes estratégias para implementação do produto.>

3.       Criar a EAP (Estrutura Analítica do Projeto) 

Criar a EAP é transformar a Análise de Produtos em uma representação hierárquica das entregas. A EAP deve estar sempre associada ao seu dicionário, que descreve o que significa cada caixa. Leia mais.

4. Controlar o escopo

Controlar o escopo é checar se ele está em concordância com o planejamento. Deve responder à pergunta: Tudo foi executado conforme o planejado?

Técnicas: Análise de variação, que é a revisão dos produtos desenvolvidos frente a declaração do escopo, buscando identificar gaps e corrigi-los.

5. Verificar o escopo

Trata a obtenção do aceite do cliente sobre o produto (ou fase) desenvolvido(a). Para que funcione adequadamente devem ser definidos “critérios de aceite” na fase de planejamento.

Técnicas: Inspeção (revisão) técnica do produto pelo cliente.

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Eli Rodrigues

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Leia também:

• Guia para o planejamento de projetos
• Guia para o monitoramento e controle de projetos

Bibliografia

[1] MOLENA, Airton. Problemas persistentes em projetos. e-News do PMI. 2009. Disponível em: http://www.pmisp.org.br/enews/edicao1106/artigo_01.asp

[2] PMBOK