Perguntas e respostas sobre cronogramas e MS-Project

Perguntas e respostas sobre cronogramas e MS-Project

Este post faz parte da Série – Como fazer um Cronograma

Perguntas e respostas sobre cronogramas

Antes de buscar respostas sobre MS-Project é importante conhecer os conceitos que o apoiam. Utilizá-lo sem conceituação seria equivalente a montar um cronograma no Excel, sem agregar valor ao gerenciamento. Esta seção lista uma série de perguntas e respostas  conceituais sobre cronogramas.

  1. O que é um cronograma?
    É uma lista sequenciada de atividades distribuídas no tempo que pode ser representada por um diagrama de redes (sem datas) ou por um gráfico de Gantt.
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  2. O que é o diagrama de redes?
    O diagrama de redes mostra a concatenação de atividades e é representado através de atividades em “nós” interligadas por setas. Veja o exemplo abaixo.diagrama de redes
    As atividades que não fizerem parte do caminho crítico possuem folga. O cálculo de folga permite ao Gerente de Projetos gerenciar os recursos, realocando-os à atividades do caminho crítico que estejam em atraso para realizar paralelismo ou compressão.
  3. O que é gráfico de Gantt?
    Gantt é um gráfico de barras horizontais que representa a distribuição das atividades no tempo. Veja exemplo abaixo.cronograma - rock in sumare
  4. Como transformar requisitos em cronogramas?
    A partir da definição do Escopo constrói-se a EAP, utilizando-se a técnica de Decomposição em entregas. As entregas são detalhadas em pacotes de trabalho e cada pacote, em atividades. leiamais
  5. Como construir um cronograma?
    Listando todas as atividades, concatenando-as através de relacionamentos lógicos e fazendo a distribuição ao longo do tempo de duração do projeto. leiamais
  6. O que é um marco (milestone)?
    Um marco é um momento significativo do projeto, pode ser uma entrega, o final de uma fase ou uma entrega. Por definição, o marco tem duração igual a zero, pois não há esforço associado a ele. leiamais
  7. Como estimar o tempo de um projeto?
    Para estimar o tempo do projeto, deve-se somar a duração das atividades do caminho crítico. Deve-se ainda levar em consideração o calendário de recursos e seu nivelamento. Para estimar o tempo de um projeto, o PMBOK recomenda 4 técnicas principais: Opinião de Especialista, estimativa Análoga, estimativa Paramétrica e estimativa de três pontos (PERT). leiamais
  8. Qual a diferença entre trabalho e duração?
    Trabalho ou esforço são as horas efetivamente trabalhadas num projeto. A Duração leva em consideração feriados e fins de semana, ou seja, o tempo não-produtivo.
  9. O que é caminho crítico?
    O caminho crítico é a sequência de atividades com maior duração, segundo o diagrama de redes. Por ser a sequencia de maior duração, determina o tempo total de duração de um projeto.
  10. Pode haver mais de um caminho crítico no projeto?
    Sim, um projeto pode ter infinitos caminhos críticos. Isto significa que há mais sequências de atividades com a mesma duração total. Observação: Quanto maior a quantidade de caminhos críticos, maior o risco geral do projeto.
  11. O que é calendário de recursos?
    Em projetos, os recursos humanos que trabalham em diferentes horários. Alguns trabalham de segunda a sexta, de 8 as 17; outros trabalham 24×7 e há ainda os que trabalham aos fins de semana. O calendário de recursos é a ferramenta que registra os horários de trabalho dos recursos humanos. Ao montar um calendário de recursos não esqueça de levar em consideração as férias, feriados e pontes.
  12. O que é nivelamento de recursos?
    Ao atribuir recursos humanos às atividades, considerando que algumas delas são paralelas, ocorre o fenômeno da “super-alocação”. Isto significa que o recurso está assinalado para mais atividades do que é capaz de fazer no período planejado.  Por exemplo, quando uma pessoa possui mais de 24 hs de atividades num mesmo dia.Nivelar recursos significa distribuir as atividades dentro do que cada recurso é capaz e descobrir a quantidade total de recursos necessários para o projeto. Para identificar a super-alocação deve-se utilizar o histograma de recursos.
  13. O que é o histograma de recursos?
    É um histograma (de frequência) que mostra a distribuição do esforço de um recurso no tempo. Com esta ferramenta é possível identificar facilmente se há super-alocação.
  14. O que e para que serve o PERT?
    O PERT, também conhecido como estimativa de três pontos, é uma técnica de estimativa que utiliza uma média ponderada entre três estimativas: otimista, pessimista e mais provável. A média é calculada da seguinte forma: (P+4MP+O)/6. A partir do cálculo do desvio padrão ([P-0)/6]) pode-se identificar a acurácia de uma estimativa. leiamais
  15. Para que serve a Análise de Monte Carlo?
    A ferramenta de simulação de Monte Carlo é uma forma complementar ao PERT para calcular a acurácia de uma estimativa. Ela realiza centenas de simulações que permitem ao Gerente de Projetos identificar o percentual de probabilidade de um projeto terminar numa determinada data.
  16. Como planejar se não tenho visão do projeto inteiro?
    Utilize o Planejamento em Ondas sucessivas, que é uma forma de planejamento parcial, utilizada quando o Gerente de Projetos não possui informações detalhadas sobre as todas fases do projeto. Por exemplo, num projeto de “Melhoria de Processos” só é possível planejar a fase de “Mapeamento e Análise de Processos”, apenas a partir dos resultados dessa fase se pode planejar a implementação do projeto.
  17. Como lidar se eu planejar o projeto com recurso sênior e me derem júnior para trabalhar?
    Neste caso, o esforço das atividades deve ser ajustada conforme a capacidade produtiva de cada recurso. Observação: É bem provável que haja aumento da duração total do projeto (caminho crítico). Para diminuir o impacto pode-se utilizar técnica de compressão e paralelismo.
  18. Como lidar se meu chefe me obrigar a aceitar/cumprir uma data inviável?
    Cabe ao Gerente de Projetos confirmar as estimativas passadas pela alta gestão. Confirmar significa calcular o tempo total do projeto e reconciliar à previsão da alta gestão. Se o Gerente de Projetos estimar um tempo superior a essa estimativa, deve negociar as datas dentro de algo que seja factível. Se a alta gestão não aceitar a data estimada, o Gerente de Projetos deve fazer uso da restrição tríplice para negociar.
  19. O que é a restrição tríplice?
    A restrição tríplice reza que sempre que houver alterações em um parâmetro do projeto, outros serão afetados. Ela é composta pela tríade tempo, custo e qualidade. Ou seja, se o cliente/patrocinador/chefe solicitar uma redução de prazo, haverá naturalmente um aumento de custo ou redução de qualidade.
    No caso da pergunta anterior, o Gerente de Projetos pode ainda negociar o escopo do projeto, fazendo entregas parciais que atendam à data solicitada.
  20. E se houver mudanças de escopo no projeto, como atualizo no cronograma?
    Se houver alterações de escopo deve-se verificar quais pontos foram impactados e replanejar o trecho por completo. Observação: É preciso muita atenção para atualizar  um cronograma por mudança de escopo cuidando para que nada seja esquecido.
  21. Como diminuir o tempo de um projeto no cronograma?
    Deve-se utilizar as técnicas de compressão e paralelismo.
  22. O que é paralelismo e compressão?
    Para “ganhar tempo” em atividades que estejam no caminho critico, o gerente de projetos pode realizar o paralelismo e a compressão. Paralelizar é colocar duas atividades que naturalmente ocorreriam em sequência para serem realizadas em paralelo. Compressão é colocar “mais gente” para terminar uma tarefa mais rapidamente.
  23. O que é folga no cronograma?
    Existem dois tipos de folga: Total e Livre. A folga  total representa a quantidade de dias que uma atividade (fora do caminho crítico) pode atrasar sem atrasar o projeto. A folga livre é o tempo que uma atividade pode atrasar sem atrasar a próxima atividade do diagrama de redes. informação. Observação: Não existe folga em atividades do caminho crítico.
  24. O que fazer se a equipe não cumprir as datas planejadas?
    Existem muitos motivos que podem levar uma equipe a não cumprir as datas planejada, o  primeiro deles é a estimativa arbitrária. A equipe deve participar do processo de estimativa (ou confirmação de data).Outro fator a observar é que a equipe, por precaução, costuma incluir uma “gordura” nos prazos estimados. Mas justamente por haver gordura costuma “deixar para depois” a realização das atividades, é o que chamamos de “Síndrome do Estudante”. Seja este o caso ou não, há também a lei que reza que o esforço se enquadra no tempo disponível, ou seja, se uma pessoa estimar 5 dias para realizar uma atividade, ainda que pudesse terminá-la em 3, irá terminar em 5. Esta é a lei de Parkinson.
  25. Como acompanhar um cronograma?
    Deve-se avaliar periodicamente se o projeto está cumprindo o planejamento. Isto se dá através da análise de variação, que nada mais é que a visualização dos dias de variação entre o planejado e o realizado.
  26. Quanto do PMBOK o MS-Project consegue atender?
    O gerenciamento de Projetos tem início na “Iniciação” do projeto, onde são realizados business cases e análises de viabilidade. Em seguida, fazem-se os planos para as 10 áreas de conhecimento (Integração, Escopo, Tempo, Custo, Qualidade, Recursos Humanos, Riscos, Aquisições, Comunicações e Stakeholders]. O projeto é então “Monitorado e Controlado” observando-se a aderência da realidade (Execução) aos planos. Por último, o projeto é finalizado na fase de “Encerramento”, quando se faz o batimento de contas e encerramento de contratos. Deste modo, segundo o estudo realizado por este autor, pode-se dizer que o MS-Project atende a cerca de 22% do trabalho necessário para o gerenciamento de um projeto. leiamais
  27. Como acompanhar  o projeto? (Curva de avanço)
    Acesse um tutorial passo-a-passo aqui.

Perguntas e respostas sobre o MS-Project

Nesta seção reuni as perguntas mais frequentes que tenho recebido sobre MS-Project, os links são de diversos sites, mas todos possuem informações bem explicativas.

  1. Onde baixar o MS-Project?
    Pode-se adquirir o MS-Project no link:
    http://www.microsoftstore.com/store/msbr/pt_BR/pdp/productID.260737000
  2. Existe algum software alternativo (gratuito) para download?
    Sim, pode-se utilizar, por exemplo o Open Project ou fazer um cronograma no Excel.
    leiamais
  3. Como fazer um cronograma no MS-Project?
    Acesse um tutorial passo-a-passo aqui.
  4. Como fazer um diagrama de marcos ou linha do tempo no MS-Project?
    Acesse um tutorial passo-a-passo aqui.
  5. Como visualizar o caminho crítico no MS-Project?
    Acesse um tutorial passo-a-passo aqui  ou veja mais detalhes no site da Microsoft aqui.
  6. Como fazer um cronograma integrado no MS-Project?
    Um cronograma integrado é aquele que junta cronogramas de vários subprojetos numa visão geral. Acesse um tutorial passo-a-passo aqui.
  7. Onde posso encontrar exemplos de cronogramas no MS-Project?
    Acesse o link com exemplos didáticos do MS-Project aqui.
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  8. Como visualizar o histograma de recursos no MS-Project?
    Acesse o tutorial da Microsoft aqui.
  9. Como atualizar um cronograma com o realizado?
    Acesse um tutorial passo-a-passo aqui.
  10. Como gerar semáforos no MS-Project?
    Acesse um tutorial passo-a-passo aqui, ou se preferir acesse um vídeo.
  11. Como fazer a análise de variação no MS-Project?
    Acesse um tutorial passo-a-passo aqui. Mais informações no site da Microsoft.

  12. Como alocar pessoas para trabalhar no fim de semana no MS-Project?
    Acesse o tutorial da Microsoft aqui.
  13. Como controlar custos no MS-Project?
    Acesse um tutorial passo-a-passo aqui.
  14. Como fazer análise de valor agregado no MS-Project?
    Acesse um tutorial passo-a-passo aqui.
  15. Como construir um cronograma físico-financeiro?
    Acesse um tutorial passo-a-passo aqui.
  16. Como gerar a curva S no MS-project?
    Acesse um tutorial passo-a-passo aqui.

Se você procura um treinamento completo, acesse meu treinamentos online de MS-Project,  é o mais completo do mercado, com 5 horas de vídeo-aulas abordando conceitos e guias de como fazer.

Espero ter ajudado!

Eli Rodrigues

Publicado por: Eli Rodrigues

There are 5 comments for this article
  1. Ary Previato at 10:10

    Olá Eli!
    Descobri seu site agora, e lhe dou os parabéns pela clareza e didatica.
    Sou eng mecanico/industrial , 75 anos, sempre na area de engenharia. Sou consultor na area de tratamento de residuos hospitalares há 15 anos.
    Comecei a estudar agora o Project 2007, sou auto didata, trouxe alguns livros dos USA, tenho alguns nacionais, porém gostaria de ter alguns exercicios resolvidos, completos, com os graficos mostrados.Os livros que tenho indicam os comandos principais de exercicios parciais, não um caso real pratico, resolvido.
    Será que vc poderia me indicar , ou mesmo me enviar alguns exercicios resolvidos por completo? Existe algum material onde tenha uma coleção de exercicios tipo “chão de fabrica”?
    Agradeço seu empenho e dedicação pelo seu trabalho.
    Ary Previato

    • Eli Rodrigues Author at 23:44

      Ary, agradeço pelo comentário e fico feliz em ajudar. O melhor site que conheço sobre MS-Project é o do Alexandre Paiva (link no painel direito aqui do blog). Não acho que tenha exercícios específicos de chão de fábrica, mas certamente tem exercícios bem completos, do básico ao avançado.

      Caso decida fazer um curso, sugiro o MS-Project Obras da Clarify (www.clarify.com.br), trabalho há 3 anos com eles e possuem um material muito prático e focado.

      Sucesso p vc!

      Eli Rodrigues

  2. Carlos at 14:30

    Parabéns pela clareza e didática!

  3. evelin gomes at 14:20

    Ola, é possivel todas as atividades a desempenhar serem criticas? ja refiz o calculo varias vezes e nunca a folga em nenhuma das atividades.

    • Eli Rodrigues Author at 18:11

      Sim, se forem dependentes em sequência serão todas críticas.