Por que coletar requisitos?

Num projeto, nada é mais importante que atender as expectativas das partes interessadas, que são aquelas pessoas envolvidas direta ou indiretamente no projeto. É claro que nem sempre conseguimos atender a todas elas, mas negociá-las é nossa obrigação como gerentes de projeto.

No entanto, para atender expectativas é preciso conhecê-las bem, o mais profundamente possível (que não custe caro demais e acabe inviabilizando o projeto). Eis a grande dificuldade relacionada aos requisitos: Descobrir com quem falar, ter uma conversa assertiva e entender detalhes sem custar caro demais.

Quando coletar requisitos?

Na Iniciação do projeto é preciso definir seu objetivo e dar uma visão geral do que será o seu escopo, geralmente sem detalhes, através do Termo de Abertura.

Já na etapa de Planejamento, o primeiro passo é sempre Coletar Requisitos, que consiste na aplicação de técnicas para capturar as expectativas das partes interessadas com o objetivo de Definir o Escopo.

Entenda “definir” como delimitação das fronteiras do projeto, que tomam forma através da Especificação/Declaração do Escopo.

Técnicas e Ferramentas

Sigamos então às técnicas e ferramentas para coleta de requisitos. Em cada uma delas mostro: o  que é, quando utilizar, vantagens e desvantagens.

Entrevistas

O que é: É o ato de estruturar uma linha de raciocínio baseada em perguntas como guia para uma conversa de levantamento de requisitos com o cliente do projeto. Pode ser por meio formal ou informal com um ou vários entrevistados e/ou entrevistadores.

Quando utilizar: Quando se precisa de detalhes que não encaixam num questionário e quando o número de pessoas for pequeno.

Vantagens: É aberto, ou seja, o direcionamento pode ser alterado no momento da entrevista para explorar novos temas.

Desvantagens: Se tiver muitas pessoas a entrevistar se torna inviável pelo tempo e custo.

Questionários e pesquisas

O que é: Elaboração de perguntas objetivas ou subjetivas para levantar as necessidades e opiniões dos clientes.

Quanto utilizar: Utilizados para grupos grandes, as questões são feitas de modo a extrair requisitos dos entrevistados.

Vantagens: É possível coletar as impressões de centenas de pessoas em poucos dias.

Desvantagens: Podem não conter as perguntas certas e, se tiverem campos subjetivos dão trabalho para tabular.

Observações / Shadowing

O que é: É o ato de acompanhar o trabalho do cliente, usuário, consumidor etc, sem interrompê-lo. Pode ser feito através do acompanhamento pessoal, mas normalmente não deve haver intervenção do observador.

Quando utilizar: Quando se deseja saber o comportamento normal de quem vai utilizar um produto ou saber detalhes sobre o funcionamento AS IS de um processo qualquer.

Vantagens: Coleta as coisas como são, permite auferir a usabilidade de um processo.

Desvantagens: Para avaliar mudanças de processo é preciso fazer várias iterações.

Grupos de foco

O que é: Reuniões com usuários-chave para obter opiniões e requisitos relacionados ao produto ou projeto.

Quando utilizar: Quando se deseja levantar conceitos ou testar um produto para para um público específico.

Vantagens: Levanta informações de quem vai utilizar o produto.

Desvantagens: Não avalia tecnicamente nem a viabilidade do projeto.

Brainstorming

O que é: Pensamento em grupo, com participantes que podem ser internos ou externos ao projeto ou à organização. No brainstorming, os participantes falam livremente, sem coibição.

Quando utilizar: Quando se quer levantar ideias ou dar início a uma discussão que ainda não está formatada.

Vantagens: Rapidamente se levanta uma grande quantidade de ideias.

Desvantagens: Pode ser demorado e pode gerar muitas ideias que não terão utilidade ao projeto.

Protótipos

O que é: Um subproduto da solução principal que deve mostrar as funcionalidades que se desejem avaliar durante o levantamento de requisitos de um projeto.

Quando utilizar: Quando se deseje coletar um feedback mais concreto das partes interessadas. Pode ser atualizado diversas vezes, até solidificar os requisitos.

Vantagens: O usuário pode manipular o protótipo, facilitando seu feedback.

Desvantagens: Construí-lo custa tempo/dinheiro e pode ser que o projeto não comporte o custo.

Mapas mentais

O que é: Diagrama de idéias ou observações para ajudar a gerar, classificar ou registrar informações.

Quando utilizar: Quando se deseja organizar/segmentar ideias e requisitos.

Vantagens: É fácil e rápido de fazer e dá a visão do todo, já segmentada.

Desvantagens: Geralmente possui poucos detalhes.

Diagrama de afinidades

O que é: É uma dinâmica, geralmente realizada com post-its, em que selecionam-se alguns temas e, através do brainstorming, os participantes postam suas ideias de forma mais organizada.

Quando utilizar: Quando se tem uma ideia das seções ou etapas que comporão o projeto ou produto.

Vantagens: Agiliza a organização do processo de brainstorming.

Desvantagens: Eventualmente surgem ideias que não se encaixam em nenhuma das categorias.

Técnica de grupo nominal

O que é: É uma dinâmica em que os participantes classificam as idéias mais úteis geradas num processo de levantamento, através do voto (Ex: brainstorming, diagrama de afinidades).

Quando utilizar: Quando se desejar descobrir a prioridade de um conjunto de ideias ou requisitos.

Vantagens: Define prioridades

Desvantagens: Requer habilidade para conduzir a dinâmica sem coibir as ideias dos participantes.

Técnica Delphi

O que é: Compilação das respostas dos especialistas, com revisão adicional, até que se alcance um consenso.

Quando utilizar: Funciona bem para coletar requisitos quantitativos com um maior grau de certeza.

Vantagens: As opiniões de um participante não influenciam os demais.

Desvantagens: Frequentemente requer várias rodadas de estimação para chegar ao consenso.

Benchmarking

O que é: Avaliação de um processo, negócio ou produto. Pode ser realizado em outra empresa, departamento ou mesmo de outro projeto.

Outra definição:

“Processo de avaliação da empresa em relação à concorrência, por meio do qual incorpora os melhores desempenhos de outras firmas e/ou aperfeiçoa os seus próprios métodos.”

Quando utilizar: Quando se desejar fazer comparativos com outros produtos ou projetos.

Vantagens: Dá a grade de comparação completa com concorrentes, produtos ou projetos similares.

Desvantagens: Requer tempo para executar, é preciso definir os parâmetros de comparação antes de finalizar.

Qual técnica devo utilizar?

Depende da etapa do projeto, da quantidade de informações já disponíveis e do tipo de dado que se deseja coletar.

Para projetos que estão iniciando ainda sem escopo podem-se utilizar tanto o entrevistas, observações, mapas mentais, brainstorming e benchmarking. Para aqueles que já possuem alguma grade de definição podem-se utilizar o diagrama de afinidades, grupo nominal, mapas mentais, protótipos, questionários e pesquisas.  E para projetos que já possuam requisitos que precisam ser validados, podem-se utilizar protótipos e grupos de foco.

A decisão cabe principalmente à equipe que fará a especificação do escopo, até porque são eles que realizarão o projeto na prática.

Espero ter ajudado!

Eli Rodrigues