Muita gente se confunde com as terminologias da área de projetos e os termos “Premissas e Restrições” são campeões nesse quesito. Acredito que isso aconteça porque as pessoas não estão acostumadas a prever situações adversas nos planos que compõem e quando se deparam com termos como estes, sentem dificuldades para entendê-los.

Pois bem, o problema será resolvido agora mesmo! 🙂 Abaixo vou apresentar os conceitos, exemplos e motivos pelos quais você deve observar as premissas e restrições ao compor um plano de projeto.

Premissas

São eventos ou ações considerados como verdadeiros para o plano do projeto. Em outras palavras, são pressupostos que devem ser respeitados para o plano do projeto ser válido.

Exemplos

Imagine que planejo o projeto de reforma do novo prédio da empresa, mas ele demore para ser comprado e meu projeto atrase. Considerando que a compra do prédio é feita por outro departamento, é justo que o indicador de desempenho do projeto fique ruim por causa disso? Não, por isso usamos premissas.

Agora imagine que vou fazer um projeto para o Donald Trump e que para realizá-lo precise que ele compareça a uma reunião semanal, imprescindivelmente. Sabendo que o cliente está muitíssimo ocupado numa campanha eleitoral, não deveria me precaver informando no plano que o projeto atrasará sem a sua presença? A premissa seria “o cliente estar disponível para uma reunião semanal ao longo do projeto”.

Por fim, a empresa X está desenvolvendo um produto que depende do financiamento do BID (Banco Interamericano de Desenvolvimento), mas não se tem certeza se o financiamento será aprovado. Teria sentido planejar um projeto para o cenário negativo? Possivelmente não, por isso, uma premissa como “Financiamento do BID disponível 15 dias antes do início do projeto” poderia ser muito bem-vinda.

Por que usar premissas?

Porque elas embasam o planejamento e respaldam o gerente de projeto. O mundo é cheio de incertezas e se formos construir planos que comportem todos os cenários só vamos terminar quando tivermos 100 anos. Para dar praticidade ao processo de planejamento é preciso tomar algumas coisas como verdade.

Uma vez que as premissas são levantadas, é preciso acompanhar se elas se tornaram realidade. Seja numa auditoria inicial do projeto, seja ao longo de sua execução. Para isso, temos duas ferramentas: a auditoria (due dilligence) de início e o gerenciamento de riscos, que nos auxiliará no processo de monitoramento.

Restrições

As restrições são eventos e ações que podem limitar a execução do projeto. Em outras palavras, são inibidores da atuação da equipe, fornecedores, clientes etc.

Exemplos

Imagine que você quer construir um novo Empire State Building, mas só tenha R$ 1.000 (mil reais). Essa é uma restrição de custo que inviabiliza o projeto.

Agora imagine que você tenha até o dia do início das Olimpíadas para construir uma nova loja de pizzas. Essa é uma restrição de prazo.

Por fim, imagine que deseja construir um novo sistema de Telecom, mas precise respeitar as normas da ANATEL. Pois essa é uma premissa de qualidade.

Por que usar restrições?

Porque elas explicitam sob quais restrições o projeto foi construído. Um projeto pode ser feito de infinitas formas e, para documentar os motivos que levaram o gerente de projetos a escolher um caminho específico, compensa descrever situações que esclareçam o cenário que ele levou em conta.

Com as restrições, o gerente de projetos também consegue “manter à vista” as regras que precisa cumprir e, com maior facilidade, mesclá-las aos demais planos como: cronograma, plano de custos, plano de riscos etc.

Assim como as premissas, as restrições também devem ser monitoradas, pois são imprescindíveis para o sucesso do projeto. Terminar um excelente projeto natalino em fevereiro pode não ter mais valor para os stakeholders que investiram no projeto.

—

Obs: As premissas e restrições podem fazer parte tanto Termo de Abertura do Projeto  quanto da Declaração/Especificação do Escopo.

Espero ter ajudado!

Eli Rodrigues