Este post faz parte da Série – Como fazer um Cronograma.


Agora que você já sabe tudo sobre a utilidade da EAP, podemos partir para o MS-Project. Este primeiro exercício é bem simples e tem o objetivo de mostrar os passos para construção do cronograma. Vamos começar!

Passo 1 – Inserir a EAP

O MS-Project tem uma interface que lembra o Excel e trata, inicialmente, qualquer entrada como uma atividade. Deve-se inserir primeiro o nome do Projeto e abaixo as partes da EAP.

EAP do projeto (por fases)

EAP do projeto (por fases)

Para aninhar as “Fases’ dentro do “Projeto”, utilize a tecla <TAB>.

Passo 2 – Inserir as Atividades

Para inserir as atividades prossiga da mesma forma. Clique na tecla <Insert> e vá adicionando as atividades conforme o exemplo abaixo:

Atividades do Projeto

Atividades do Projeto

Recomendação: Neste primeiro momento, não convém pensar em Duração ou em Recursos, a prática mostra que é mais proveitoso listar as atividades do projeto inteiro antes de planejar de fato suas durações e quem irá executá-las.

Passo 3 – Sequenciar as atividades

Para isso use o campo “Predecessora”. Mas antes de tudo, o que é uma “Predecessora”?

Para calcular o prazo de um projeto é preciso concatenar as atividades umas nas outras. Predecessora é a atividade anterior, àquela a qual a atividade se conecta para gerar a sequência de passos.

Ex: Na sequência de atividades x, y e z. A predecessora de y é x, de z é y.

Agora vamos inserir as Predecessoras deste projeto (Se o campo “Predecessoras” não estiver disponível, clique com o botão direito sobre a barra de título e escolha “Inserir Campo”)

Vá até o campo “Predecessoras”e insira os números correspondentes ao índice da atividade (número que fica na primeira coluna – a “cinza”).

Cada atividade pode ter várias predecessoras, basta inserir os números separados por vírgula.

Atividades Predecessoras

Recomendação: Lembrando que o cronograma é composto de fases e atividades, a prática mostra que inserir a ordem de predecessão na atividade dá maior controle sobre a sequência. Pois a duração da fase é a soma das durações de duas atividades.

Existem mais detalhes para lidar com Predecessoras, que comentarei em posts futuros.

Passo 4 – Definir recursos

Neste passo você irá alocar o recursos nas suas atividades correspondentes. No exemplo abaixo foram definidos dois colaboradores: João e Pedro.

Existem duas formas para atribuir um recurso à uma atividade. A primeira é inserindo diretamente no campo “Nomes dos Recursos”.

A segunda, mais segura, é acessando a “Planilha de Recursos”, através do menu “Exibir > Planilha de Recursos”. E em seguida, usando o list box para selecionar os nomes, conforme a figura abaixo:

Isto evita que você duplique um recurso, por exemplo, chamando um de João outro de Joao, J. da Silva e assim por diante.

Passo 5 – Definir data de Inicio do Projeto

Vá até a opção do menu “Projeto > Informações do Projeto” e insira a data inicial do projeto, no exemplo foi utilizada a data de 1 de agosto de 2011.

Informações do projeto

A data inicial será importante para Definição do Calendário, para calcular os dias não-úteis dentro período real do projeto.

Passo 6 – Definir Calendário

O calendário é essencial para que se chegue a um cronograma realista. Nele você vai inserir:

  • Feriados e pontes
  • Férias e Folgas programadas
  • Períodos de trabalho diferenciados

Os “Períodos de trabalho diferenciados” são usados quando o recurso humano não trabalha o período padrão, que é de 8 horas diárias de segunda a sexta. Às vezes um recurso pode trabalhar apenas 4 horas, ou somente aos sábados. Todas as variações são aceitáveis.

No exemplo, os dois recursos trabalharão 8 horas diárias de segunda a sexta e o dia 3 de agosto de 2011 será feriado.

Para inserir um feriado, siga as ações:

  • Primeiro vá até o menu Ferramentas > Alterar período útil
  • Vá até a aba “Exceções”
  • Insira todas as exceções conforme seu calendário.

Passo 7 – Inserir a Duração/Trabalho das Atividades

Agora vamos inserir a Duração/Trabalho das atividades. Na configuração-padrão, Duração é a quantidade de DIAS úteis que a atividade irá levar e Trabalho é a quantidade de horas.

Quando você insere a Duração, o MS-Project  calcula o Trabalho em Horas (3 dias x 8hs diárias = 24 horas).

Inserindo Duração para calcular o Trabalho

Se você fizer o contrário, colocando o Trabalho, ele calcula a Duração (40 horas / 8hs diárias = 5 dias).

Existem mais detalhes para lidar com Duração x Trabalho, que comentarei em posts futuros.

Passo 8 – Analisar Super-alocação

Analisar a Super-alocação significa observar se algum dos recursos humanos está programado para trabalhar mais do que sua capacidade (em horas). Embora seja uma prática comum em muitas empresas, em um planejamento isso não é recomendável, pois dá uma visão equivocada do prazo alcançável.

Existem duas visões que podem facilitar essa análise. A primeira é o “Gráfico de Recursos”, que você pode acessar pelo menu “Exibir > Gráfico de Recursos”. Nela você consegue visualizar rapidamente a super-alocação pelas barras, que ficam vermelhas, conforme o exemplo abaixo.

Outra visão é o “Uso dos Recursos”, que pode ser acessada através do menu “Exibir > Gráfico de Recursos”. Esta visão mostra dia a dia, quantas horas o recurso está trabalhando em cada atividade. (Particularmente acho bem mais fácil de manipular!)

Uso dos Recursos

Passo 9 – Identificar o caminho crítico

E finalmente, chegamos ao momento principal, que é a Identificação do Caminho Crítico.

Agora vamos a visualização do Caminho Crítico no MS-Project. Vá para a tela do gráfico de Gantt, usando o menu “Exibir > Gráfico de Gantt” e siga os passos abaixo:

Clique no "Assistente de Gráfico de Gantt"

Clique no “Assistente de Gráfico de Gantt”

Escolha a opção "Caminho Crítico" e em seguida "Concluir"

Escolha a opção “Caminho Crítico” e em seguida “Concluir”

Clique em "Formatar"

Clique em “Formatar”

Abaixo o Gráfico de Gantt com o Caminho Crítico pintado com a cor vermelha:

Gráfico de Gantt com o Caminho Crítico

Gráfico de Gantt com o Caminho Crítico

Algumas perguntas comuns sobre caminho crítico:

  • O que é Caminho crítico? É a sequencia de atividades com a maior duração.
  • Pode haver mais de um? Pode!
  • É um problema ter caminho crítico no projeto? Não, todo projeto tem pelo menos um.
  • Quando resolvo o caminho crítico, o que acontece? Surge sempre outro caminho crítico.
  • Para que serve? Serve para que você identifique as atividades que podem atrasar o projeto.
  • Então existem atividades que podem atrasar? Sim, todas as atividades que não estão no caminho crítico possuem alguma “folga”, que significa que podem atrasar alguns dias.
  • Eli, tem exemplos aí? Tenho vários, veja a página de exemplos.

Por enquanto é isso, espero ter ajudado quem nunca montou um cronograma a fazê-lo pela primeira vez,. Continue lendo a série de tutoriais sobre Cronogramas e qualquer dúvida, mande um e-mail.

Leia mais na Parte 4 – Como estruturar um cronograma integrado.

Eli Rodrigues