Entendendo o propósito do Termo de Abertura do Projeto
O Termo de Abertura do Projeto (TAP) é um documento que descreve o motivo da existência do projeto. Costumo dizer que é uma “certidão de nascimento” ou uma “autorização” para o gerente de projetos rodar a empresa pedindo coisas às pessoas.
Embora seja só uma folha de papel ou um registro num sistema, ele divulga a existência do projeto, o apoio da alta direção e a autonomia que o gerente de projetos possui. Caso não seja criado, como comprovado no livro 21 erros clássicos da gestão de projetos, o gerente de projetos não passará de um metido pedindo que façamos trabalho-extra.
O TAP é importante porque define o contexto do projeto, o motivo porque foi criado, seus objetivos, recursos etc. Sim! Ele é muitíssimo similar a um Plano de Trabalho, assim como todo ciclo de gerenciamento de projetos se parece muito com um PDCA.
De onde vem e para onde vai
No PMBOK, as entradas para o processo Desenvolver o Termo de Abertura (primeiro processo de todos, na área de Gerenciamento da Integração) são:
- Business Case – Pressupõe-se que alguém realizou um estudo de viabilidade anteriormente e que já se sabe que o projeto é válido, rentável e do interesse da empresa.
- Declaração / Especificação do Trabalho – Considera-se a possibilidade de haver um documento que explica o trabalho a ser feito, tratando-se de um projeto externo, é claro. A especificação do trabalho é um relato estruturado da expectativas do cliente, equivalente a um projeto básico, como se diz no governo.
- Acordos / Contratos – Sendo proveniente de um cliente, espera-se que haja um contrato de trabalho que delimite as regras e entregas, mas também se pode interpretar este item como contratos potencialmente afetados/influenciados que devam ser observados na construção do projeto.
- Fatores Ambientais – Quase todos os processos do PMBOK recomendam que se observe os fatores ambientais antes de executar um processo. Isso significa que o gerente de projetos deve analisar a cultura da empresa, o mercado, a economia etc, para compor um um plano de projeto que tenha boas chances de alcançar o resultado esperado.
- Ativos de Processo – Da mesma forma, uma entrada muito comum no PMBOK. Os ativos de processo representam todo o sistema de qualidade da empresa, incluindo suas políticas, processos, procedimentos, modelos de documento, checklist etc. Isso significa que o autor deste documento, que oficialmente é o patrocinador do projeto, deve levar em conta o status quo, ao invés de criar novos processos desnecessariamente.
Estrutura do documento
Cada empresa constrói seu próprio documento de Termo de Abertura, mas, em geral, ele possui os seguintes itens:
- Título do Projeto – Nomeia e numera o projeto, de acordo com os processos da empresa.
- Justificativa – Descreve porque o projeto existe, que problema ele resolverá.
- Benefícios – Descreve os benefícios que o cliente, a empresa, o cliente e até a sociedade esperam alcançar com o resultado do projeto.
- Objetivos – Lista objetivos que o projeto almeja alcançar.
- Descrição – Descreve o ciclo de vida do projeto de forma sucinta. Em outras palavras, conta como será o andamento do projeto, superficialmente.
- Premissas e Restrições – Registra as premissas – pressupostos para que o projeto aconteça – e as restrições – limitadores do projeto, que podem ser de prazo, custo, qualidade, legal ou qualquer outro aspecto que valha a pena registrar no começo.
- Responsabilidade e autoridade do gerente do projeto – Descreve objetivamente quais são as responsabilidades esperadas e também a autoridade cedida ao gerente de projeto.
- Registro das partes interessadas – De forma ainda inicial, lista quem são as partes interessadas (stakeholders) do projeto.
- Riscos – Alguns Termos de Abertura também listam os riscos inicialmente identificados.
- Assinaturas – Se for um documento em papel, costumam-se coletar as assinaturas das pessoas que endossam o projeto. Se for digital, a assinatura é feita através do computador. O importante aqui é certificar-se de que os aprovadores leram e apoiam o projeto.
Modelo de Termo de Abertura
Bem, agora que você já entende o que é e para que serve o Termo de Abertura do Projeto, falta baixar um modelo / template para ajudá-lo a construir o o seu, o que pode ser feito neste link.
Espero ter ajudado!
Eli Rodrigues
