6Sigma – Reduzindo a variabilidade de processos – Fase “D”

Esse post será a continuação do:

6Sigma – Reduzindo a variabilidade de processos

Fase D – Define –> Definir

De uma forma estruturada, podemos enxergar a primeira fase de um projeto 6Sigma assim:

Algumas questões a serem levantadas nessa fase.

• Quais são os requisitos dos clientes(Interno e Externo)?
• É um importante problema do cliente?
• Os dados foram coletados para entender o problema ?
• O project charter foi definido?
• Quais são as razões de negócios para completar este projeto?
• Quais são os impactos do projeto?
• Qual é o problema a ser abordado? Onde, quando e em que medida é que o problema ocorre?
• Outra equipe de melhoria tentou resolver este ou um problema semelhante? O que podemos aprender com seus esforços?
• Quais são os limites deste projeto?
• Qual é o objetivo para o projeto?
• Como saberemos se a equipe foi bem sucedida?
• Os marcos fundamentais foram estabelecidos?
• Como o mapa de processo foi validado?
• E o processo é realmente seguido?

Armadilhas a serem evitadas

• Partir do princípio de que a equipe se reúne regularmente, que os membros da equipe estão investindo tempo suficiente fora de suas reuniões, e que estão fazendo progresso no projeto.
• Aderir rigidamente o project charter original. Caso não, precisa ser ajustado quando uma nova informação vier à tona.
• Esperar o progresso suave e linear desde o primeiro dia.
• Apressando-se para resolver o problema antes de ser esclarecido, analisado e com dados objetivos ou suas causas identificadas.
• Assumir que a equipe vai trabalhar junta, sem problemas e que o time saiba o que fazer. Isso só porque pessoas “boas” foram atribuídas.
• Assumir que a equipe possa desenvolver o seu charter e objetivos por conta própria ou com apenas uma declaração de projeto de alto nível.

Entregas

• Uma descrição detalhada do projeto de melhoria com o uso do Project Charter, aonde os documentos devem ter(pelo menos):
  • Declaração do problema
  • Impacto nos negócios
  • Metas e objetivos
  • O escopo do projeto
  • Prazos e metas
  • Definição da equipe e recursos necessários
  • Documentação sobre as expectativas dos clientes (internos e externos) que podem ser afetados por este projeto, e quais são as suas necessidades e exigências
• Macro processo desenhado (SIPOC)
• Um gráfico de Gantt com atividades, responsabilidades, datas e marcos
• Uma análise do impacto do projeto
• Uma análise das potenciais barreiras e dificuldades e/ou análise de risco
• Plano de comunicação
• Evidência de consenso da equipe em:
  • Descrição e os objetivos do projeto
  • Resultados esperados
  • Definição clara de responsabilidades

Dicas: Você enfrentará muitos problemas nessa fase, principalmente com a comunicação entre o time e o sponsor. Caso não saiba como resolver, coloco algumas dicas abaixo:

Abraços e até a próxima,