Como fazer uma RFP

Como fazer uma RFP

O termo RFP vem do inglês “Request for Proposal”, em tradução livre “Solicitação de Propostas”. É uma ferramenta essencial para a gestão de fornecedores, pois estabelece o ambiente para uma concorrência definindo os alicerces para a negociação, como: escopo, condições e responsabilidades.

A RFP é utilizada quando se precisa pedir o orçamento de um projeto complexo, com diferentes cenários a várias empresas. Nesse caso, o bom e velho orçamento tradicional mais atrapalha que ajuda.

É similar ao conceito de “Declaração de Trabalho” do PMBOK, documento onde se especifica o trabalho solicitado a um fornecedor. A diferença é que a DT é enviada para dar inicio ao trabalho e a RFP é uma ferramenta de cotação.

Na RFP descreve-se:

  • Escopo do Projeto – O trabalho que será feito no projeto
  • Escopo do Produto – O produto, serviço ou resultado que será gerado pelo projeto
  • Cronograma – Definição de período para dúvidas, elaboração da solução técnica, envio da proposta etc.
  • Premissas e restrições – Premissas são pressupostos para que o projeto aconteça. Restrições é tudo que restringe o projeto, tipicamente tempo, custo, qualidade etc.
  • Responsabilidades – Elenca quais são as responsabilidades de cada parte.
  • Governança do projeto – Define o modelo de gestão esperado para o projeto.
  • Modelo de orçamento – Define o formato exato em que se espera receber o orçamento. Campos, granularidade, totalizações etc.
  • Formas de pagamento – Define qual é o modelo de pagamento.
  • Termos e condições – Ex: Confidencialidade, publicidade,  etc

Aspectos a observar como tomador do serviço (cliente)

  • Revisar o documento com profissionais das áreas, adicionando visões complementares
  • Evitar duplo sentido ou informações contraditórias
  • Abordar aspectos técnicos em detalhes
  • Definir um cronograma, para que os fornecedores tenha datas-alvo a cumprir
  • Definir a estrutura do orçamento (Serve para facilitar a comparação de fornecedores)
  • Definir a granularidade das entregas (Serve para negociar o escopo sem gerar retrabalho. Lembrando que isso geralmente aumenta os custos, portanto renegocie os valores em “pacote” no final)
  • No caso de serviços, definir volumetria e SLAs.
  • No caso de projetos, definir critérios de aceite, parâmetros, medidas e tolerância
  • Explicitar direitos e deveres, condições de pagamento e pontos críticos (do futuro contrato) como: multas contratuais e bônus

Aspectos a observar como prestador do serviço (fornecedor)

  • Ler e entender o escopo em detalhes
  • Construir diferentes cenários para aumentar a probabilidade de ser escolhido
  • Utilizar premissas para embasar os cenários
  • Avaliar a capacidade de mobilização de equipe antes de submeter a proposta
  • Tirar dúvidas com o cliente
  • Fazer due dilligence antes de começar o projeto
  • Negociar um período inicial de adaptação, livre de multas
  • Precaver-se “contra” variações de escopo e aumento de custos, utilizando a seção Escopo Negativo para explicitar o que NÃO faz parte do projeto.

 Baixe aqui um modelo de RFP

 

Eli Rodrigues

 

Bibliografia de apoio:

Publicado por: Eli Rodrigues

There are 5 comments for this article
  1. Alexandre Soares at 14:58

    Muito bom, justamente isto que estava procurando, um modelo com uma estrutura básica para geração de uma RFP. Obrigado !

  2. JEREMIAS TROMBIM RODRIGUES MARIANO at 17:01

    Excelente artigo sobre RFP, o modelo baixado é interessante e permite estruturar os requisitos necessários para a proposta.

  3. Cintia at 20:56

    Obrigado,foi de grande ajuda para montar o meu trabalho.

  4. Michel Campillo at 06:21

    A dificuldade para uma empresa de TI, especificamente na parte de implantação de solução ERP no Cliente, é a variação de escopo na última hora, que inviabiliza nossa estrutura de custos. A seção Escopo Negativo no RFP é justamente oportunidade de tentar se precaver contra isso.

  5. wcsantosfilho at 17:50

    Olá Eli.

    Li seu artigo e fiz referência a ele ao escrever um post no meu blog falando sobre RFPs para aquisição de sistemas de Recursos Humanos. Caso queira ler, meu post está em: http://www.rhautomat.com/selecao-de-sistemas/rfp-de-um-sistema-de-rh/

    Citei a importância do Escopo Negativo, que li neste seu artigo. É um recurso simples, mas que ajuda sobremaneira na definição do objetivo da compra.

    Um abraço,

    Walter.