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Como apresentar um projeto

By   /   2011/08/29  /   10 Comments

Este post faz parte da série “Como gerenciar a comunicação de um projeto

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Apresentar, elaborar, submeter, propor ou vender um projeto é o ato de divulgar informações como propósito, benefícios e rentabilidade,  com o intuito de obter apoio financeiro, político ou social para sua realização.

A apresentação é feita por um proponente (empresa, departamento ou indivíduo) a um patrocinador, que verificará segundo seus critérios de avaliação a concessão ou não do apoio solicitado. O patrocinador pode ser um executivo, investidor, comitê, instituição financeira ou agência de fomento, como BNDES, FINEP, FAPESP etc.

Projetos também podem ser apresentados dentro da empresa, a um departamento ou comitê, apresentando: Proposta de patente, Mudanças de processo, Melhorias de produtos, Idéia de Negócio, etc.

Um fator realmente motivador para a elaboração de projetos é o volume de recursos disponibilizado pelas fomentadoras ligadas ao Governo, principalmente na área de Pesquisa e Desenvolvimento. A FINEP (Financiadora de Estudos e Projetos, ligada ao Ministério de Ciência e Tecnologia) disponibilizou um orçamento de 6 bilhões de reais para distribuir à 120 projetos de Pesquisa e Desenvolvimento [1]. Já o BNDES, uma verba de 4.8 bilhões de reais somente para investimentos na Copa de 2014 [2] e 4.6 bilhões para projetos de inovação [3].Existem outros órgãos de desenvolvimento regional, como a FAPESP (Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo) e a FAPEAM (Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Amazonas). E ainda, associações específicas, como a ANPEC (Associação Nacional dos Centros de Pós-Graduação em Economia), com verbas de até 18 mil reais por pesquisa na área de Desenvolvimento Econômico [4].

No entanto, boa parte deste volume financeiro fica parado nas agências, por falta de projetos dentro dos padrões de qualidade estabelecidos. A exemplo, somente 133 milhões dos 4.8 bilhões disponibilizados pelo BNDE para projetos da Copa foram utilizados até agora[2], realmente inacreditável!

Este post contém dois cases de projetos que participei (quadros laterais), um modelo de apresentação de projetos, recomendações e links para os as principais agências de fomento do País.

Como apresentar um projeto

Existem várias formas para apresentação de projetos, algumas sucintas e outras mais detalhadas: As mais sucintas geralmente servem para “vender a idéia”, seja no formato de resumos, palestras ou apresentações públicas. Já as mais detalhadas servem para seleção de projetos através de análise de viabilidade, retorno de investimento, enquadramento em editais ou identificação do grau de interesse para o patrocinador.

Seja qual for o formato, o Documento de Apresentação deve conter dados que dêem subsídio a tomada de decisão, às vezes com análises em alto nível, pesquisas de mercado, resultados de estudos e até protótipos..

A estrutura comum entre os principais Modelos de Apresentação de Projetos [7][8][9] contém os dados abaixo:

  1. Título do Projeto
    Nomeia o projeto
  2. Área/Tema
    Define a área de atuação, como: Tecnologia, Economia, Saúde etc.
  3. Resumo publicável
    Resume o escopo e o propósito do projeto
  4. Justificativa
    Descreve os motivos pelos quais o projeto foi criado. Geralmente para resolver um problema, atender uma necessidade ou aproveitar uma oportunidade de negócio.
  5. Objetivo
    Descreve os objetivos que o projeto pretende alcançar. Ex: Aumento da qualidade de vida da população refugiada na região da Angola, satisfazendo as necessidades básicas de 50 mil pessoas.
  6. Vantagens competitivas
    Descreve as vantagens competitivas, ou seja, convence o patrocinador de porque este projeto é melhor que os outros.
  7. Escopo do projeto/produto
    Define as características do Produto ou Serviço a ser construído, alterado, melhorado. E delimita a atuação do projeto, definindo o que será feito e o que não será feito.
  8. Premissas, Restrições
    Premissas são pressuposições para a execução do projeto. Ex: Supondo que a verba estará disponível a partir do dia 1 de janeiro, terminaremos o projeto no dia 31 de dezembro.
    Restrições são situações que limitam a execução do projeto. Ex; Prazo, custo, acesso restrito, janelas de interrupção de operações.
  9. Descrição da metodologia
    Descreve como o projeto será realizado. Ex: Será feito um estudo de viabilidade do material, depois um teste de campo. Em seguida, serão produzidos 100 protótipos que serão utilizados por 3 meses.
  10. Organização do projeto
    Define que departamentos ou empresas participarão do projeto e qual a relação (geralmente de subordinação) entre elas. Neste ponto, se for necessário, pode-se incluir uma “matriz de direitos de decisão”, também conhecida como Tabela RACI.
  11. Equipe
    – Nome ou função
    – Vínculo (empregado, consultor, empresa participante)
    _Responsabilidades
    – Mini CV ou Perfil
    – Justificativa (para a participação do profissional)
  12. Macro-atividades
    Define os grandes agrupamentos de atividades do projeto. Ex: Estrutura Anaítica do Projeto. Vide “Como montar uma EAP em http://elirodrigues.com/material/gestao-de-projetos/como-fazer-uma-eap-wbs/
  13. Entregas e Critérios de aceitação
    Determina quais serão as entregas e que critérios serão utilizados para que sejam consideradas aceitas, ou finalizadas. Recomenda-se que as entregas estejam associadas às macro-atividades.
  14. Lista de Riscos
    Na fase de apresentação, apenas Identifica os principais riscos do projeto e pode incluir comentários sobre o que será feito para evitar que aconteça/se acontecer.
  15. Fontes de recursos financeiros
    Lista as fontes de recursos financeiros, valor e empresa. Ex: Os projetos financiados pela FINEP têm contrapartidas por parte da empresa beneficiada.
  16. Relação dos recursos necessários
    Lista e estima os valores para bens, serviços e investimentos necessários ao projeto.
  17. Cronograma de execução
    Define a distribuição das tarefas ao longo do tempo. Vide série “Como fazer um cronograma” em http://elirodrigues.com/material/gestao-de-projetos/serie-como-fazer-um-cronograma/
  18. Fluxo de Caixa
    Define um fluxo de caixa mostrando quais, quanto e quando os recursos serão disponibilizados e gastos.
  19. Licenciamento da tecnologia
    Define como será o licenciamento da tecnologia desenvolvida. Ex: De quem será a patente, qual será o processo de licenciamento.
  20. Análise de Viabilidade
    Apresenta dados de análise de viabilidade, podem ser resultados de pesquisas preliminares, estimativas financeiras (ROI, VP etc), sociais e econômicas.

Baixe aqui um Modelo para Apresentação de Projeto – 

Recomendações para o preenchimento adequado do modelo

  • Seja claro e persuasivo na descrição de resumo, objetivo, justificativa e vantagens competitivas. Estes são os pontos principais para convencimento do investidor;
  • A metodologia do projeto deve descrever de forma superficial todos os passos da solução do projeto;
  • Sempre que utilizar dados inexatos/estimativas, explique o método utilizado e as premissas consideradas.
  • Sempre que utilizar informações de outro lugar, faça a referência bibliográfica de forma adequada. Vide “Como fazer referências bibliográficas
  • É mais fácil obter aprovação se montar a Apresentação a partir dos critérios de aceitação do financiador. Vide o padrão de projeto “Zippered Process
  • Acrescente informações detalhadas sobre a finalidade de cada recurso humano, material e financeiro. Qualquer dúvida sobre sua finalidade pode pôr outros projetos na frente do seu.
  • Seja realista nos valores previstos, devem ser compatíveis com os valores de mercado.
  • Observe a probabilidade dos valores sofrerem alterações ao longo do tempo (do momento de submissão do projeto até sua aprovação), Use índices como IGP-M, IPCA.
  • Se precisar de bens/serviços importados a variação cambial pode ser um grande risco, pois normalmente os editais não aceitam moeda estrangeira. Verifique junto à área financeira a melhor forma de se respaldar sobre a variação cambial.
  • Observe o modo de apresentação, cada financiador tem uma preferência, às vezes roadshow, powerpoint ou documento escrito com formato específico.
  • Observe as exigências do financiador, geralmente estas transações exigem documentação financeira, social e jurídica da empresa proponente, dos participantes e até planos de negócio.

Esteja sempre preparado!

Além das apresentações detalhadas, existem as pré-apresentações. São aquelas em que o proponente tem apenas poucos minutos para “vender a idéia”, como os “road shows”, utilizados nas apresentações das candidatas a start ups. Em ambos os casos, a mera apresentação de características e vantagens não são suficientes, é preciso convencer o patrocinador. Utilize técnicas mais atualizadas de apresentações, com roteiro, personagens e uma carga emocional, além, é claro, de um visual encantador [10].

Tenha sempre a apresentação de 30 segundos na manga para aquele breve instante no elevador em que você precisa “vender uma idéia”, e assim criar a oportunidade para uma apresentação posterior, mais detalhada.O importante é ter as informações organizadas de forma sucinta, com os dados à disposição.

Não basta ser inovador, é preciso trabalhar de forma organizada, ter embasamento teórico e estar preparado para apresentar as idéias. Sucesso a todos!

Agradecimentos especiais
Quero agradecer a Lyzandra Queiroz pela revisão dos textos do blog. Ao Luiz Christofoletti pela ajuda na criação do Modelo de Apresentação de Projeto. Ao Julio Valsesia, Francisco da Silva e Rodrigo Cia pela participação no Case Android.  Ao Antônio Marcon, Glauco Yared, Álvaro Fagner, Henry Bilby e Níbia Bezerra pela participação no Case Finep. Obrigado!

 

Eli Rodrigues

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Bibliografia:

 

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About the author

Diretor de Negócios na Tap4 Mobile

Apaixonado por gestão empresarial, trabalho há 16 anos com projetos nos mais diversos cenários. Tenho formação em tecnologia e marketing e minha missão com esse blog é compartilhar ferramentas para ajudar no dia a dia das pessoas.

10 Comments

  1. Caras Amigas,
    Caros Amigos,

    Paz e Bem a cada um e a cada uma!!

    O SITIO do ELI RODRIGUES e excelente!! Tem otimas dicas, subsidios e materiais que utilizamos em nossas fundamentações teorico-metodologicas!!

    Ecoabraços fraternais,

    Makarenko Reis O. de Jesus.

  2. Como sempre, um post bem estruturado, com embasamento teórico e aplicação prática.
    Recomendo a leitura.
    /Giovani Faria

  3. De fato, um post bem formulado, estruturado e articulado, com um embasamento teorico e uma espetacular conectividade operacional!!

    Recomendo a leitura para aqueles que trabalham com estas ferramentas!!

    Ecoabraços,

    Makarenko Reis.

  4. […] Como apresentar um projeto (Modelo de Plano de Projeto) […]

  5. GOSTARIA DE TROAR IDEIAS COM O ELI RODRIGUES .PODE SER??
    CUMPRIMENTOS.

    LINDOMAR

  6. Lincoln says:

    Parabéns pela publicação! Achei interessante! Gostaria de saber se você tem tido experiência em submeter projetos para aprovação FAPESP? Vindo de indústrias?
    Ou tem conhecimento de pessoas ou empresas que tenham feito?

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