Planilha de reporte de horas para o PMP

Planilha de reporte de horas para o PMP

Quem está em vias de prestar a prova para a certificação PMP precisa passar por uma das etapas que mais gera insegurança: reportar as horas de trabalho em projetos. Deveria ser algo simples, se não fosse a quantidade infindável de mitos que aparecem a cada ano e prefiro nem citá-los, sob o risco de acabar difundindo mais.

Então para reduzir as inseguranças, montei uma planilha cheia de dicas e validações para resolver o problema, bem no estilo prático do blog. (Baixe a planilha aqui)

Por que baixar essa planilha?

  1. Porque é simples, cada projeto é uma linha. Pronto, fim!
  2. Pelas validações automáticas que ela faz para verificar se você preencheu corretamente
  3. Porque ela agiliza seu tempo com o preenchimento em duas etapas, veja a seguir.

Primeira etapa de Preenchimento

Ao baixar a planilha, você verá que há uma área “agrupada”. Isso é proposital, deixe assim por enquanto, o objetivo é que você foque primeiro na parte mais difícil, que são as horas para depois se preocupar com dados da empresa, do seu chefe etc.

Planilha PMP 1 - AGRUPAMENTO

1. Na primeira seção “Sobre o Projeto”, você deverá preencher inicialmente apenas o Nome do Projeto e as datas de início e fim.

2. Na segunda seção “Horas de trabalho por grupo de processos”, você deve distribuir o total de horas que trabalhou em cada projeto por grupo de processo.

Planilha PMP 2 - Horas por grupo

Dica 1: O valor das horas não precisa ser exato, você pode fazer uma ponderação usando percentuais. Baixa a planilha e veja a fórmula que utilizei.

3. Na terceira seção “Análise de erros”, a planilha vai verificar se:

  • Datas – Seus projetos estão dentro do período permitido
  • Validade de horas – Se você apontou uma quantidade coerente de horas. (Pus um alarme em 8hs por dia, mas o manual do PMI não faz essa limitação)
  • Campos – Se você preencheu todos os campos da planilha
  • Função no projeto – Se a função que você exerceu no projeto é válida para a contagem

Planilha PMP 3 - Analise de erros

O que ela não calcula? Horas sobrepostas em diferentes projetos. Por exemplo:

  • Projeto A vai de janeiro de 2016 a dezembro de 2016 e tem um total de 2.212 horas
  • Projeto B tem o mesmo período e a mesma quantidade de horas

Não se pode sobrepor projetos ao apontar horas para a prova (mas não descobri uma forma dinâmica de fazer isso :)).

Segunda etapa de Preenchimento

Na segunda etapa, você vai pressionar aquele “+” da primeira figura para expandir a planilha e vai notar que novos campos apareceram.

1. Preencha os novos campos, dando especial atenção ao campo “Descrição detalhada do projeto”. Siga o exemplo do “Projeto A”.

Planilha PMP 4C - SOBRE O PROJETO

No campo “Sua função no projeto”, abra a lista e escolha uma das opções (senão a validação vai dar erro). E, finalmente, no campo “Indústria”, escreva sua área de trabalho no projeto.

2. Navegando para a direita, note a abertura da seção “Sobre a empresa”. Nela você deve preencher os campos conforme a dica e o exemplo, não tem mistério!

Planilha PMP 5 - SOBRE A EMPRESA

3. Navegue mais um pouco e verá a seção “Contato na empresa”. Essa é uma informação muito importante, pois é para essa pessoa que o PMI vai ligar se você cair na auditoria (Sim, existe uma auditoria. Sim, ela é aleatória. Sim, conheço pessoas que já passaram por ela, bastou apresentar informações sobre os projetos que fizeram).

Planilha PMP 6 - Contato na empresa

Finalizando

Pronto, você já preencheu todos seus projetos e, se não teve erros está quase tudo resolvido, faltam apenas os itens abaixo:

  • Verifique se fez sobreposição de projetos, não é permitido pelo PMI
  • Verifique se você atingiu 4.500 horas (para quem tem graduação de 4 anos) ou 7.500 horas (para quem não tem)
  • Anote os dados do treinamento preparatório que você fez, será necessário preencher no site

Se ainda tiver dúvidas, consulte o manual de candidatura à certificação PMP no site do PMI (https://brasil.pmi.org).

Ah, já ia esquecendo. Você pode baixar a planilha aqui.

Eli Rodrigues

 

 

 

 

Publicado por: Eli Rodrigues