Reportando riscos para a diretoria

Reportando riscos para a diretoria

Diretores de empresas raramente se envolvem com projetos, quando o fazem é porque vêem prioridade numa iniciativa específica e desejam ser informados apenas sobre o andamento principal das coisas.

Quando se fala em riscos, é preciso construir uma visualização sucinta, que permita ao gestor conhecer as ameaças sem perder tempo com detalhes que sequer tem alta probabilidade ou impacto.

Vejo duas formas principais de reportar riscos para esse nível hierárquico: Mostrar a lista de riscos ordenada pela maior exposição (probabilidade vezes impacto) ou montar uma matriz de riscos. Vejamos as duas opções com maiores detalhes a seguir.

Lista de riscos priorizada

Considerando que você já saiba como gerenciar riscos na prática e possua uma lista de riscos (download aqui).

A lista que outrora ficava assim:

Vai ficar assim:

lista de riscos priorizada2

Deste modo, o gestor poderá visualizar não apenas os riscos mais prioritários (de maior exposição ou exp no exemplo), mas também todos os demais, conforme lhe interessar no momento.

Vantagens

  • É muito prática, só precisa ordenar a coluna exposição
  • Mostra todos os riscos, caso o gestor queira avaliar outros que não tenham alta exposição
  • Oferece fácil acesso às demais informações da listagem, como: probabilidade, impacto, categoria, consequência etc

Desvantagens

  • Tem informações demais, pode demonstrar que você não sabe mostrar dados gerenciais (rs)
  • É boa para o gerente de projetos e ruim para o diretor, pois não lhe dá a informação que precisa ( o projeto está em risco ou não?)

Como fazer

Basta ordenar a planilha usando a opção ordenar do Excel (em algumas versões chamada classificar).

ordenar excel

O ícone pode ser encontrado na aba Dados, basta selecionar a coluna Exposição e clicar no ícone.

Matriz de Riscos

Se, no entanto, o gestor for daquele “tipão” mais pragmático e quiser ter apenas uma visão geral das coisas, sugiro usar uma matriz de riscos, conforme o exemplo a seguir.

matriz de riscos

O eixo X mostra o Impacto dos riscos, o eixo Y mostra a probabilidade, enquanto no meio mostra-se a quantidade de riscos de cada categoria, de preferência usando cores representativas.

Para criá-la, basta construir uma pivô table, renomear a probabilidade e impacto (que no exemplo anterior estão usando dados numéricos) e pintar as células.

Se usar este modelo, o gestor provavelmente vai se perguntar quais são os 7 riscos marcados em vermelho. O que você prontamente poderá responder usando a lista de riscos ou construindo uma listagem especial que mostre apenas esses 7.

Vantagens

  • Dá o quadro geral de forma sucinta, ou seja, responde se o projeto “está em risco” ou não
  • Aponta os pontos principais, que são os riscos em vermelho

Desvantagens

  • Dá um certo trabalho de montar, pois é preciso usar uma tabela dinâmica para construir, depois pintar as células
  • Requer a construção de uma lista dos riscos com maior exposição para apoiar a matriz
  • Não mostra informações adicionais sobre categorias etc
  • Requer o uso de filtros para excluir riscos obsoletos, cancelados etc

Como fazer

1 – Construir uma tabela dinâmica a partir da lista de riscos (Links explicativos: Texto e Vídeo)

2 – Criar uma matriz de riscos, transformando a legenda numérica em textual
matriz de riscos - PASSO 2

3 – Filtrar os Status de riscos que não deseja mostrar. No exemplo, mantive apenas os riscos Ativos e em Pausa, já que os cancelados, obsoleto e ocorridos não interessam mais.

matriz de riscos - PASSO 3

4 – Filtrar as estratégias de riscos que não deseja mostrar. No exemplo, mantive apenas os riscos a Eliminar, Mitigar e Transferir.

matriz de riscos - PASSO 4

5 – Pintar as células conforme o exemplo para apresentar a exposição de forma visual.

6 – Adicionar a lista dos riscos marcados em vermelho, afinal, certamente o gestor vai querer saber mais sobre eles.

Pronto! Está feito o relatório visual de riscos.

Se desejar baixar o modelo com a tabela dinâmica, clique aqui e acesse a série “Como gerenciar riscos” para saber mais.

 

Espero ter ajudado!

Eli Rodrigues

Publicado por: Eli Rodrigues