Leia também: Como fazer uma EAP/WBS (Estrutura Analítica de Projetos)

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Oi pessoal,

Fiquei um tempinho ausente do blog, focado no lançamento do livro e também na preparação da participação Tap4Mobile no 9º Congresso Brasileiro de Gerenciamento de Projetos.

Patrocinamos o evento, pelo terceiro ano consecutivo, com o aplicativo mobile e com um estande bem bacaninha. Neste ano, o aplicativo deixou de ser apenas do congresso e se tornou o aplicativo oficial de “Eventos do PMI Brasil” . Agora estamos na fase de engajamento de todos os capítulos, para que o associado possa ver todos os eventos do Brasil em um só lugar. (Download: Android ou iPhone)

O Projeto de participação no evento

Organizamos o projeto por “fases”, pois achamos mais fácil de controlar no caso de eventos. Também tivemos a intenção de criar uma espécie de tutorial de “Como montar estandes em eventos” ou “Como participar de um evento com sua empresa”, algo do gênero.

OBS: Se você não tiver a menor ideia do que é uma EAP, clique aqui antes de prosseguir 🙂

A EAP foi organizada por fases, com pacotes de trabalho bem definidos. Vários executores participaram do projeto, embora tenhamos levado apenas uma equipe de 4 pessoas para o congresso. Abaixo comento a EAP, no bom e velho estilo tutorial.

Planejamento

A fase de Planejamento contempla as definições gerais  do projeto, as decisões tomadas aqui servirão como guia para todo o projeto. Neste exemplo, foi dividida nos seguintes pacotes de trabalho:

• Objetivo, Plano de Ação e Orçamento
  Primeiro de tudo é preciso saber POR QUE a empresa quer participar do evento. Vejo muitas empresas desperdiçando orçamento de marketing com eventos que não estão sequer relacionados público-alvo ou aos seus segmentos de mercado.Antes de se expor, a empresa deve saber porque existe (Plano de Negócio), solidificar sua estratégia e concretizar suas ações através do Planejamento Estratégico. Sem esse aparato, todo esforço de marketing é vão. Uma vez que a empresa saiba quem é, porque existe, para onde vai, ela naturalmente saberá qual o OBJETIVO do evento e será até capaz de definir metas, se assim desejar.O Plano de ação deve desdobrar todas as atividades necessárias para realização do evento, mas se o prazo do evento for muito próximo, sugiro fazer um cronograma, pois facilita o acompanhamento.A última etapa é o orçamento. Ok, quanto vou precisar?Para descobrir, você precisará fazer algumas cotações, por exemplo das cotas de patrocínio, passagens aéreas, hotéis e gráficas para impressão dos materiais etc. Com esses números na mão, você poderá determinar quão suntuoso será seu estande (sua participação como um todo) e então priorizar “o que e quem” fará parte do evento.
• Definição do portfólio de produtos
  Nesta etapa deve-se determinar quais dos produtos/serviços do portfólio serão expostos no evento.Para algumas empresas, com estratégias de especialização, isso pode ser fácil, mas imagine para uma Microsoft, quão difícil deve ser escolher que produtos apresentar numa feira?A sistemática é simples e se resume a algumas perguntas: Qual o público-alvo do evento? Quais produtos consomem mais? Quais novos produtos queremos apresentá-los? Quais novos produtos têm maiores chances de aquisição por esse público?Depois é só compor o mix de produtos de forma condizente com a estratégia. Por exemplo: Preparar combos de produtos, posicionar produtos muito vendidos próximos aos lançamentos, organizar um chamariz para um novo lançamento etc.
• Preparação do material publicitário
  Se você souber porque está no evento e com quem vai falar, definir o material é relativamente simples.Claro que é preciso inovar, de tempos em tempos, para manter a atenção do público. Se todos os estandes tiverem exatamente o mesmo tipo de identidade visual e de materiais, o público não terá interesse algum em visitar. O mínimo esperado por qualquer visitante é: Convite, banner, folder, cartão de visita e brindes.Sua empresa pode caprichar fazendo materiais impressos diferenciados, brindes exclusivos, criando novas experiências para o usuário ou construindo outras formas de interação como sites, aplicativos, jogos etc.
• Definição da equipe
  Acima de tudo, pessoas simpáticas e extrovertidas. Que conheçam os produtos e saibam se portar conforme o posicionamento da empresa. Se é uma empresa séria, devem ser mais formais. Se é uma empresa jovem, devem ser mais relacionais.A equipe deve ser treinada a fazer rapport, deve conhecer a empresa, seus produtos, serviços, preços e condições de pagamento, o que a empresa quer comercializar no evento etc. Devem também ter um ponto de backup, alguém para chamar caso não saibam o que falar.
  
  
• Preparação do treinamento da equipe
  O treinamento da equipe deve apresentar o “book de negócios”, ou seja, tudo que o profissional precisa saber para representar a empresa no pré-evento, durante e após o evento.Exemplos de informações: Missão, Visão, Valores da empresa, segmentos que atua, publico-alvo, produtos e serviços, principais clientes, política comercial e de preço, tempo de entrega, filiais, pontos de contato (site, e-mail, telefone) etc.Deve-se explicar claramente como cada representante deve interagir com os visitantes e prover todas as ferramentas necessárias para que negócios sejam fechados.

Pré-evento

A fase de Pré-evento contempla todas as tarefas que devem ser concluídas antes do início do evento. Neste exemplo, foi dividida nos seguintes pacotes de trabalho:

• Logística de materiais e equipe
  Chegou a hora de definir como os materiais serão transportados até o local do evento, isso vai requerer cotações e o estabelecimento de um contrato de serviço.Depois que tudo estiver impresso, é preciso empacotar e transportar até o local. Acredite, muita coisa você precisará fazer pessoalmente!Também é preciso definir onde a equipe ficará hospedada e comprar as passagens, caso o evento seja em outra cidade. As complicações aqui residem na decisão do hotel (perto e caro ou longe e barato?) e nas passagens aéreas (dia e horário do vôo versus a concorrência com atividades em andamento). O tema é tão complicado que, muitas vezes, as empresa contratam uma pessoa só para fazer isso.
• Impressão de convite e folders
  Dependendo da quantidade e da qualidade dos materiais, isso pode se tornar um grande desafio. Impressão offset x normal? Qual o tipo de papel? Qual a gramatura? Tem verniz localizado? Serão apenas folders ou há algum envelope? Sempre falta alguma arte, sempre falta algum texto, sempre falta alguma coisa, mas no final tudo dá certo  🙂
• Brindes
  Brinde é um problema, porque tudo está ultrapassado. Quem ainda aguenta receber canetinha, bloco de notas e camiseta?O brinde é uma ótima oportunidade para se diferenciar.  Que tal oferecer um brinde TOP apenas para os visitantes que fecharem negócios?O ser humano costuma gostar da sensação de exclusividade. Empresas que não quererem explicitar essa “acepção capitalista”, as vezes fazem sorteios. É uma possibilidade também.Se você optar por brindes para a massa, as opções de clássico também incorporam: boné, chaveiro, pendrive, mousepads, bolinhas de exercitar a mão e uma infinidade, que pode ser encontrada em sites de brindes.
• Banner, backdrop e totem
  Primeiro vamos diferenciar o que é cada item. O primeiro é um banner, o segundo um backdrop e o terceiro, um totem.Estes são alguns dos artefatos utilizados atualmente (em 2014) em eventos. Adapte essa parte do projeto conforme o futuro chegar 🙂
• Cartões de visitas e QRCode
  Com toda tecnologia do mundo, ainda não lançaram nada melhor que o bom e velho cartão de visita. Todos querem uma forma rápida e prática de trocar contatos, não querem entrar em aplicativos, digitar coisas, descobrir incompatibilidades e nem ficar procurando as pessoas no Linkedin. Não há tempo para isso, o contato é quase sempre breve demais!O QRCode é uma alternativa para a pessoa encontrar sua empresa, seu produto, site ou perfil no Linkedin sem precisar digitar depois. Há quem considere cafona, mas ninguém pode negar sua praticidade.

Evento

A fase de Evento corresponde à execução do projeto, ou seja, os dias de evento. Neste exemplo, foi dividida nos seguintes pacotes de trabalho:

• Buffer para ajustes e correções
  SEMPRE trabalhe com folga de tempo, nos eventos a Lei de Murphy é implacável!Particularmente, gosto de deixar fazer o cronograma com folga de uma semana, mas nem sempre é possível. Mas, ao menos 1 dia e meio é, sem dúvida, necessário.Obs: Sei que isso não é um pacote de trabalho e que não deveria estar na EAP, mas… precisava ser representado de alguma forma, pois várias atividades (ainda não identificadas) serão realizadas nesse buffer.
• Treinamento da equipe
  Antes do evento é preciso revisar os materiais do “book de negócios” junto com a equipe. Revisar os trajes, relembrar como abordar os clientes e garantir que todos tenham os materiais necessário para fechar negócios.
• Organização do material / estande
  Horas antes da abertura do evento, deve-se separar um espaço de tempo para organizar o stand conforme fora planejado, limpar e fazer pequenos ajustes.
• Exposição e contatos
  Let the games begin! É hora de sorrir, conhecer pessoas, explicar a empresa e fazer negócios. Não esqueça de ouvir as pessoas, trocar contatos e desenvolver as oportunidades de negócio (leads) até o ponto máximo.

Pós-Evento

A fase de Pós-Evento corresponde às atividades de encerramento do projeto. Neste exemplo, foi dividida nos seguintes pacotes de trabalho:

• Classificação de leads
  O evento terminou, você está cheio de cartões de visitas. E agora? Classifique os leads segundo algum critério, como exemplo: how hot the lead is. Depois entre em contato com as pessoas e siga o processo comercial normal 🙂
• Desmontagem e transporte de retorno
  Tudo que sobe, desce. Tudo que foi montado, terá que ser desmontado também. E não só isso, parte dos materiais tem que voltar ao seu local de origem. Essa é a hora dos empacotamento, carregamentos e caminhões.
• Fechamento de contas
  Sempre faça um fechamento de contas para saber quanto foi realmente gasto no evento. Isso servirá como parâmetro para os próximos. Conte todas as despesas, do cafezinho ao transporte aéreo, do hotel ao sanduíche na lanchonete da esquina.
• Lições aprendidas
  Antes de entregar o relatório final ao patrocinador, avalie o que deu certo e o que deu errado. O que deve ser repetido e o que deve ser evitado. Empacote tudo e bye bye!

Espero ter ajudado!

Eli Rodrigues

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