Métricas, indicadores e dashboards no gerenciamento de portfólios

O que é um portfólio de projetos

O portfólio é um conjunto de projetos que visa atingir um objetivo estratégico. Na verdade, sua estrutura é flexível e comporta tanto projetos quanto programas. Ele difere dos programas, que compartilham recursos, pois nem sempre seus projetos têm uma relação direta, a relação é a execução do objetivo.

No exemplo acima, cada objetivo estratégico possui um portfólio com programas (em verde) e projetos (em amarelo).

Medidas, métricas e indicadores

O grande barato dos portfólios é estabelecer indicadores para acompanhar o quanto os objetivos estão sendo atendidos.

As medidas são as unidades que serão coletadas, por exemplo: metro quadrado, volume, quantidade de defeitos. As métricas são compostas por medidas, por exemplo: horas por metro quadrado, defeitos por milhar. Os indicadores mostram a evolução das métricas, como que acionando limites, por exemplo: o índice de defeitos por milhar cresceu 10% em relação a agosto de 2012.

Na área de software, onde trabalho com mais frequência, costumo utilizar obrigatoriamente as seguintes medidas:

• Story points – Quantos pontos de complexidade o requisito possui?
• Defeitos – Quantidade de defeitos encontrados, sem considerar a complexidade ou prioridade.
• Changes – Quantas vezes houve mudanças de requisitos.
• Esforço – Quantidade total de horas da sprint (fase), ou seja, a soma das horas de trabalho de todos os desenvolvedores.

Que geram as métricas:

• Defeitos por story points
• Changes por story points
• Produtividade = Horas por story points

Dashboards

Com base em medidas, métricas e indicadores é possível construir uma infinidade de dashboards. Eles devem apresentar informações relevantes para acompanhamento no nível de projeto, programa ou portfólio.

A figura abaixo mostra a evolução das métricas citadas ao longo de 4 sprints.  Este é um modelo comum e poderia ser usado com outras métricas.

Mas a partir desses mesmos dados, pode-se construir um dashboard mais completo, com informações que agilizam a tomada de decisão.

 Neste modelo, a coluna “atual” mostra a última medição do projeto. A “%” mostra a diferença entre as duas últimas medições, para retratar melhoria ou piora e o minigráfico mostra a evolução das métricas, tal qual na figura anterior.

Um outro modelo que gosto bastante é o gráfico de bolhas, pois mostra de forma simples as informações sobre múltiplos projetos também. Neste modelo, as duas métricas devem se aproximar de 1. Acima de 1 há sobras (ou desperdício) e abaixo há falta, logo, melhor estar >=1.

Pode-se associar o tamanho da bolha ao tamanho do projeto, o que poderia ser medido de diversas formas como: story points, function points, valor de faturamento do projeto, total de horas de trabalho etc.

Bem amigos, com isso espero ter esclarecido como construir um dashboard e dar maior visibilidade sobre seu portfólio. Ainda há muito o que discutir em termos de métricas e indicadores e gostaria de saber que tipos estão usando por aí.

Leia também: Como fazer Relatórios de Status (dicas e modelos)

Abs

Eli Rodrigues