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Como fazer um Plano de Ação

By   /   2013/06/03  /   24 Comments

Este post faz parte da série “Como gerenciar a comunicação de um projeto

Se você busca ferramentas online acesse: “Como fazer um Plano de Ação Online

O Plano de Ação é uma ferramenta para acompanhamento de atividades amplamente utilizada no mundo inteiro. Auxilia na coordenação das equipes, pois explicita quem é responsável por cada atividade, as datas de entrega e anotações /comentários sobre o progresso.

Com um Plano de Ação em mãos é possível apresentar facil e rapidamente o andamento de atividades, as táticas utilizadas, quem executou, quando, enfim, todo o histórico das ações executadas ou previstas no âmbito aplicado.

Aplicação

O Plano de Ação pode ser aplicado em vários âmbitos, por exemplo:

  • Planejamento Estratégico – Registra as ações estratégicas e permite o acompanhamento nas reuniões mensais / bimestrais / trimestrais. Neste caso se podem adicionar indicadores estratégicos e manter o histórico de seu progresso.
  • Força-tarefa – Em casos de emergências, problemas ou iniciativas que necessitam de coordenação consistente, pode-se aplicar um modelo de Plano de Ação. Neste caso
  • Atividades de um grupo / departamento  –  Atividades não-rotineiras como iniciativas, melhorias, correções, problemas, podem ser gerenciados pelo Plano de Ação. Para atividades rotineiras é melhor usar apenas um calendário.
  • Atividades de um Projeto – Projetos simples e com característica sequencial (que totalmente uma fase antes de iniciar a próxima) podem ser suportados pela ferramenta.

Status

Antes de começar a utilizar um dos modelos apresentados abaixo, é importante que você defina os Status ,que representam os possíveis ESTADOS que uma tarefa pode tomar. A lista que uso é:

  • Pendente – Não foi iniciada
  • Em andamento – A tarefa está sendo trabalhada
  • Finalizada – A atividade foi totalmente concluída

Em alguns casos é preciso adicionar estados intermediários como:

  • Atrasada – A tarefa não foi concluída na data planejada e você precisa explicitar isto.
  • Parada – Mostra que foi necessário paralisar a tarefa. Pode, por exemplo, estar aguardando uma autorização do cliente ou depender da resolução de outra atividade.
  • Postergada / Replanejada – A tarefa teve sua data de conclusão renegociada com o cliente.

Comentários

Independente do modelo a ser utilizado, é preciso registrar o andamento e a evolução da tarefa ao longo do tempo. Desta forma se pode guardar todo o histórico desde o início da execução até a completude da tarefa e assim responder a questionamentos sobre o status sem dificuldade.

Recomendo a utilização do padrão: [DATA] – Fato Ocorrido / Atualização [(Responsável)]

Um exemplo aplicado seria: [04/04/13] – Tutorial de Plano de ação publicado (Eli Rodrigues).

Modelos de Plano de Ação

Abaixo apresento alguns exemplos de Plano de ação e seus templates para download.

1. Modelo Simples

Plano de Acao Simples

Este modelo simplifcado apresenta apenas as informações mais básicas, que são as seguintes: Tarefa (o que fazer), Data, Nome do Responsável, Status e Comentários.

Aplicação: Livre

Vantagens:

  • Simplicidade
  • Pode ser montado rapidamente por qualquer pessoa

Desvantagens:

  • Possui poucas informações

Download: 


2. Plano de Ação com tabela RACI 

Plano de Acao com RACI

Este modelo combina a lista de tarefas clássica (modelo 1) com uma tabela RACI. Permitindo que além do Responsável sejam identificados todos os demais envolvidos em cada tarefa.

Aplicação: Situações em que possa haver risco de mal entendimento de como as partes interessadas ( stakeholders) devem se envolver.

Vantagens:

  • Mostra o envolvimento das partes interessadas

Desvantagens:

  • Se os stakeholders não forem listados, não há sentido em usar
  • Não se aplica a situações em que há apenas o executor (responsável) da tarefa

Download:  (versão português)  (versão inglês)


3. Plano de Ação com data efetiva

Plano de Acao - Data efetiva

Este modelo adiciona os campos Data Efetiva e %,

Vantagens:

  • Permite a criação de fórmulas e formatação automática que preencham o status automaticamente, como: tarefa completa, atrasada ou em andamento.
  • Também se pode adicionar alarmes de dias, como: faltam 10 dias, faltam 5 dias, nos próximos 3 dias etc.
  • Com boa formatação pode mostrar profissionalismo

Desvantagens:

  • Não tolera muito bem exceções como replanejamentos e criação de novos status.

Download: 


4. Plano de Ação com tabela dinâmica

PLANO DE ACAO - TAREFAS

 

Um modelo de Plano de Ação que gosto muito é este com tabela dinâmica associada. Ele permite que se faça um acompanhamento estatístico das tarefas por categoria, status, data, prioridade ou qualquer outro campo que você prefira. O formato de relatório é exemplificado na figura abaixo.

PLANO DE ACAO - TABELA DINAMICA

Aplicação: Controle individual de atividades com acompanhamento estatístico.

Vantagens:

  • Permite a coleta completa de informações das tarefas
  • Acompanhamento dos status via tabela dinâmica do Excel
  • Permite a geração de relatórios de status com gráficos

Desvantagens:

  • Não funciona bem para múltiplos usuários
  • Exige preenchimento de todos os campos
  • Exige atualização da tabela dinâmica sempre que se desejar ver os dados (botão direito na tabela dinâmica -> Atualizar)

Download: 


5. Kanban simples

KANBAN_Simples

O Kanban simples é uma ferramenta muito poderosa e embora originalmente possua apenas três colunas (Pendente, Em Andamento e Concluída), pode-se adicionar colunas a vontade.

Aplicação: Ações contínuas ou com timebox definido, pois não possui campo de data.

Vantagens:

  • Simples e prático
  • Pode ser feito fora do computador com post-its
  • Dá visibilidade em tempo real do andamento das ações

Desvantagens:

  • Não controla datas
  • É preciso construir “fichas” com descrição das atividades e nomes dos responsáveis (também se pode usar post-its de cores diferentes)
  • Não permite estatísticas

Download: 


5. Kanban para múltiplos projetos

KANBAN_VariosProjetos
É uma variação “matricial” do Kanban, que permite o acompanhamento de múltiplas filas de trabalho (neste caso projetos).

Aplicação: Quando se tem múltiplas filas

Vantagens:

  • Simplicidade e praticidade
  • Na área de “concluídas” se tem o histórico da fila

Desvantagens:

  • Embora sirva para o acompanhamento superficial de projetos, não possui indicadores, nem dependências
  • Não permite estatísticas

Download: 


Em breve mais modelos serão disponibilizados, acompanhe pelo twitter @elirodrigues.

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Eli Rodrigues

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  • Published: 1 year ago on 2013/06/03
  • By:
  • Last Modified: April 21, 2014 @ 5:53 pm
  • Filed Under: Tutoriais

About the author

Diretor de Negócios na Tap4 Mobile

Apaixonado por gestão empresarial, trabalho há 16 anos com projetos nos mais diversos cenários. Tenho formação em tecnologia e marketing e minha missão com esse blog é compartilhar ferramentas para ajudar no dia a dia das pessoas.

24 Comments

  1. Aline says:

    Bom dia! Estou tentando fazer o download das planilhas 2 e 3 de plano de ação, mas está indisponível. Me ajude, por favor!

  2. Aline says:

    Muito obrigada Eli. Tenho acompanhado seu blog e na minha opinião é o mais completo.
    Na verdade estou com um grande desafio de construir uma planilha e linkar todas as informações nela contidas em um Dashboard (o qual estou tentando construir) bem dinâmico, para um relatório gerencial, reuniões de acompanhamento de projetos. Saberia me indicar mais alguma coisa a respeito?
    Preciso muito de sua ajuda.
    Desde já agradeço.

  3. TÂNIA DUARTE says:

    Muito bom o seu blog. Parabéns!

  4. […] prefira usar tabelas, um e-mail com jeitão de plano de ação também pode ser útil quando se precisa agilizar. O importante neste tipo de e-mail é deixar […]

  5. […] micro) projetos. Acompanhar pequenos projetos sem nenhum planejamento ou usando apenas um “Plano de Ação” não costuma dar resultados, pois não se tem visão de Tempo e Custos. Por isso, construí […]

  6. Honória silva says:

    Quero faz partir do seu blog.

  7. […] eleger (e descrever) quais são os principais objetivos do negócio, como se espera alcançá-los (plano de ação) e quais indicadores serão utilizados para medir o progresso […]

  8. Tere Tibes says:

    olá Eli: tudo bem? trabalho em uma ONG. e preciso de fazer um plano de ação para apresentar na empresa a qual é a mantenedora desta ONG. nunca fiz um plano de ação por isso não sei o que colocar neste plano.

    Abraço.

    Tere

  9. Guilherme Chiesa says:

    Olá Eli, muito bom, você vem ajudando profissionais de todo o país! O mundo precisa de pessoas com a sua generosidade, mais uma vez, parabéns!

  10. Lyvio says:

    Excelente !!!!!

  11. Rubens says:

    Eli, boa tarde, gostei muito do seu material, muito didático!

    Tenho uma pergunta, existe alguma regra para taqueamento dos planos, sub-planos, etc…? A minha necessidade é de controle pois na elaboração de um plano aparece outros complementares.
    Grato

    • Olá Rubens,
      Não estou certo se entendi bem a pergunta. O Plano de Gerenciamento de Projeto é o plano agregador de odos os demais, dê uma olhada na estrutura dele na área de Downloads e me diga, por favor, se respondi a pergunta.

  12. Marcelo says:

    Oi Eli,
    Parabéns pelo Blog.
    Tenho uma dúvida: posso fazer um Plano de Ação em texto, com tópicos? Ou necessariamente precisa ser em planilha?

    • Oi Marcelo,

      Obrigado pelo contato! Sim, você pode fazer um plano de ação numa lista, com post-its e até mentalmente. O grande barato do Plano de ação é descrever e dividir as tarefas, dependendo contexto você escolhe a melhor ferramenta.

      Boa sorte e qualquer dúvida, estou por aqui.

  13. Hugo Hélvio says:

    gostei desses, parabéns

  14. Jade says:

    ola . eu preciso fazer uma planilha onde devo organizar eventos futuros ..nao sei por onde começar .

  15. rodrigo says:

    Dr Eli
    acompanho seu blog e agradeço pelo estudo acima, esta sendo muito útil pra mim mas tenho algumas dividas e se não for muito incomodo gostaria de pedir sua ajuda para resolver uma questão que muito me incomoda , eu sou vendedor , trabalho com vendas de convenios médicos e tem sido um pouco complicado para trabalhar ,pois as regras e condições de contratação mudam a cada trimestre , toda ação de vendas que tento fazer acaba por esbarrar na ANS proibindo a venda de determinado produto ou determinada empresa e mudam-se as regras de contratação etc , como faço para antecipar e prever os efeitos das regularizações externas na atividade comercial e como transformar esta informação em planejamento , agradeço sua ajuda e pela gentileza de dispor de seu tempo para este auxilio, grato Rodrigo

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