Como fazer um Plano de Ação

Como fazer um Plano de Ação

Leia também: “Como fazer um Plano de Ação Online

O Plano de Ação é uma ferramenta para acompanhamento de atividades amplamente utilizada no mundo inteiro. Auxilia na coordenação das equipes, pois explicita quem é responsável por cada atividade, as datas de entrega e anotações /comentários sobre o progresso.

Com um Plano de Ação em mãos é possível apresentar fácil e rapidamente o andamento de atividades, as táticas utilizadas, quem executou, quando, enfim, todo o histórico das ações executadas ou previstas no âmbito aplicado. Se, após verificar os exemplos, você sentir necessidade de um apoio especializado, consulte meus portfólios de treinamentos e consultoria.

 

Modelos de Plano de Ação

Abaixo apresento alguns exemplos de Plano de ação e seus templates para download.

1. Modelo Simples

Plano de Acao Simples

Este modelo simplifcado apresenta apenas as informações mais básicas, que são as seguintes: Tarefa (o que fazer), Data, Nome do Responsável, Status e Comentários.

Aplicação: Livre

Vantagens:

  • Simplicidade
  • Pode ser montado rapidamente por qualquer pessoa

Desvantagens:

  • Possui poucas informações

Download: 


2. Plano de Ação com tabela RACI 

Plano de Acao com RACI

Este modelo combina a lista de tarefas clássica (modelo 1) com uma tabela RACI. Permitindo que além do Responsável sejam identificados todos os demais envolvidos em cada tarefa.

Aplicação: Situações em que possa haver risco de mal entendimento de como as partes interessadas ( stakeholders) devem se envolver.

Vantagens:

  • Mostra o envolvimento das partes interessadas

Desvantagens:

  • Se os stakeholders não forem listados, não há sentido em usar
  • Não se aplica a situações em que há apenas o executor (responsável) da tarefa

Download:  (versão português)  (versão inglês)





3. Plano de Ação com data efetiva

Plano de Acao - Data efetiva

Este modelo adiciona os campos Data Efetiva e %,

Vantagens:

  • Permite a criação de fórmulas e formatação automática que preencham o status automaticamente, como: tarefa completa, atrasada ou em andamento.
  • Também se pode adicionar alarmes de dias, como: faltam 10 dias, faltam 5 dias, nos próximos 3 dias etc.
  • Com boa formatação pode mostrar profissionalismo

Desvantagens:

  • Não tolera muito bem exceções como replanejamentos e criação de novos status.

Download: 


4. Plano de Ação com tabela dinâmica

PLANO DE ACAO - TAREFAS

 

Um modelo de Plano de Ação que gosto muito é este com tabela dinâmica associada. Ele permite que se faça um acompanhamento estatístico das tarefas por categoria, status, data, prioridade ou qualquer outro campo que você prefira. O formato de relatório é exemplificado na figura abaixo.

PLANO DE ACAO - TABELA DINAMICA

Aplicação: Controle individual de atividades com acompanhamento estatístico.

Vantagens:

  • Permite a coleta completa de informações das tarefas
  • Acompanhamento dos status via tabela dinâmica do Excel
  • Permite a geração de relatórios de status com gráficos

Desvantagens:

  • Não funciona bem para múltiplos usuários
  • Exige preenchimento de todos os campos
  • Exige atualização da tabela dinâmica sempre que se desejar ver os dados (botão direito na tabela dinâmica -> Atualizar)

Download: 


5. Kanban simples

KANBAN_Simples

O Kanban simples é uma ferramenta muito poderosa e embora originalmente possua apenas três colunas (Pendente, Em Andamento e Concluída), pode-se adicionar colunas a vontade.

Aplicação: Ações contínuas ou com timebox definido, pois não possui campo de data.

Vantagens:

  • Simples e prático
  • Pode ser feito fora do computador com post-its
  • Dá visibilidade em tempo real do andamento das ações

Desvantagens:

  • Não controla datas
  • É preciso construir “fichas” com descrição das atividades e nomes dos responsáveis (também se pode usar post-its de cores diferentes)
  • Não permite estatísticas

Download: 


5. Kanban para múltiplos projetos

KANBAN_VariosProjetos
É uma variação “matricial” do Kanban, que permite o acompanhamento de múltiplas filas de trabalho (neste caso projetos).

Aplicação: Quando se tem múltiplas filas

Vantagens:

  • Simplicidade e praticidade
  • Na área de “concluídas” se tem o histórico da fila

Desvantagens:

  • Embora sirva para o acompanhamento superficial de projetos, não possui indicadores, nem dependências
  • Não permite estatísticas

Download: 


Em breve mais modelos serão disponibilizados, acompanhe pelo twitter @elirodrigues.

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Eli Rodrigues

Publicado por: Eli Rodrigues

There are 57 comments for this article
  1. Aline at 10:34

    Bom dia! Estou tentando fazer o download das planilhas 2 e 3 de plano de ação, mas está indisponível. Me ajude, por favor!

  2. Aline at 11:27

    Muito obrigada Eli. Tenho acompanhado seu blog e na minha opinião é o mais completo.
    Na verdade estou com um grande desafio de construir uma planilha e linkar todas as informações nela contidas em um Dashboard (o qual estou tentando construir) bem dinâmico, para um relatório gerencial, reuniões de acompanhamento de projetos. Saberia me indicar mais alguma coisa a respeito?
    Preciso muito de sua ajuda.
    Desde já agradeço.

  3. Pingback: Como escrever e-mails assertivos « Gestão de Projetos na prática
  4. Pingback: Como fazer um Plano de Projeto Básico « Gestão de Projetos na prática
  5. Tere Tibes at 15:50

    olá Eli: tudo bem? trabalho em uma ONG. e preciso de fazer um plano de ação para apresentar na empresa a qual é a mantenedora desta ONG. nunca fiz um plano de ação por isso não sei o que colocar neste plano.

    Abraço.

    Tere

  6. Guilherme Chiesa at 14:32

    Olá Eli, muito bom, você vem ajudando profissionais de todo o país! O mundo precisa de pessoas com a sua generosidade, mais uma vez, parabéns!

  7. Rubens at 15:42

    Eli, boa tarde, gostei muito do seu material, muito didático!

    Tenho uma pergunta, existe alguma regra para taqueamento dos planos, sub-planos, etc…? A minha necessidade é de controle pois na elaboração de um plano aparece outros complementares.
    Grato

    • Eli Rodrigues Author at 17:19

      Olá Rubens,
      Não estou certo se entendi bem a pergunta. O Plano de Gerenciamento de Projeto é o plano agregador de odos os demais, dê uma olhada na estrutura dele na área de Downloads e me diga, por favor, se respondi a pergunta.

  8. Marcelo at 11:06

    Oi Eli,
    Parabéns pelo Blog.
    Tenho uma dúvida: posso fazer um Plano de Ação em texto, com tópicos? Ou necessariamente precisa ser em planilha?

    • Eli Rodrigues Author at 12:01

      Oi Marcelo,

      Obrigado pelo contato! Sim, você pode fazer um plano de ação numa lista, com post-its e até mentalmente. O grande barato do Plano de ação é descrever e dividir as tarefas, dependendo contexto você escolhe a melhor ferramenta.

      Boa sorte e qualquer dúvida, estou por aqui.

  9. rodrigo at 13:43

    Dr Eli
    acompanho seu blog e agradeço pelo estudo acima, esta sendo muito útil pra mim mas tenho algumas dividas e se não for muito incomodo gostaria de pedir sua ajuda para resolver uma questão que muito me incomoda , eu sou vendedor , trabalho com vendas de convenios médicos e tem sido um pouco complicado para trabalhar ,pois as regras e condições de contratação mudam a cada trimestre , toda ação de vendas que tento fazer acaba por esbarrar na ANS proibindo a venda de determinado produto ou determinada empresa e mudam-se as regras de contratação etc , como faço para antecipar e prever os efeitos das regularizações externas na atividade comercial e como transformar esta informação em planejamento , agradeço sua ajuda e pela gentileza de dispor de seu tempo para este auxilio, grato Rodrigo

  10. Rafael at 13:04

    Boa tarde Eli,

    caiu um abacaxi no meu colo e eu tenho que descasca-lo,

    preciso fazer um plano de ação de um novo projeto na empresa que eu trabalho, com metas a serem atingidas, mostrar o universo do segmento que iremos atender na região, outros segmentos possíveis, politica de atendimento (preço e prazos), como meu subordinado irá atuar, como eu, coordenador irei atuar, quais os recursos necessários para a atividade… a grande questão é: tanto a empresa, quanto a gerencia não tem experiencia nenhuma com esse novo produto (Papel Kraft caso voce queira pesquisar oque é), eu até tenho, porém não na area de vendas, eu era marketing e preciso desesperadamente fazer uma apresentação no power point e eu nem sei por onde começar, gostaria que voce pudesse me mostrar um modelinho para seguir, as respostas para o projeto eu tenho, eu não tenho a capacidade de expressa-las em um documento.

    obrigado! um abraço, Rafael

  11. Diego at 15:41

    Oi Eli, boa tarde!!!

    Primeiro, excelente Site. Já está em meus favoritos.

    Queria usar o “4. Plano de Ação com tabela dinâmica” – Mas preciso dele em Inglês. Tentei mudar os nomes, mas deu zebra :/
    Você por ventura não teria esse documento em Inglês.

    Obrigado,

    Diego

  12. sandia cristina ribeiro lima at 15:36

    Ola. Sou servidor público e gostaria de ajuda. Estou desenvolvendo um Plano de digitalização de documentos na area de recursos humanos. Já fiz um pré projeto k qual foi aprovado.. tenho em mente todas as rotinas de trabalho de cada divisão porém estou com dificuldade de colocar no papel pra apresentar na próxima reunião. Seria o projeto? Numa tabela? Quero mostrar o andamento do projeto pra colocar em prática. .

    • Eli Rodrigues Author at 21:17

      Olá Sandia,

      As rotinas ficam melhor apresentadas num calendário. Sabe? Um calendário mensal com todas as tarefas que as pessoas devem cumprir.

      Mas uma coisa é um projeto e outra é uma rotina. Projeto é tudo aquilo que será feito uma única vez e rotina, como o nome já diz, será feito sempre. Qual é o caso?

      Se for um projeto, você pode sim representá-lo através do Plano de Ação. Não estará cobrindo todas as áreas de um projeto, mas com alguns documentos de apoio deverá ser possível coordenar o trabalho.

      Eli

  13. Antonio at 10:41

    Bom dia Eli.
    sou supervisor de manutenção e preciso fazer um plano de ação do gerenciamento de despesas da empresa onde trabalho mas nunca fiz isso você pode me ajudar como fazer.
    Preciso passar tudo para uma tabela mas não sei qual é a melhor.

    Antonio

  14. Marcio Trindade at 16:31

    Boa tarde Eli!
    Sou enólogo de uma rede de supermercados em Santa Catarina e estou reformulando alguns processos que a empresa utilizava mas que já não ofereciam resultados positivos.
    Vendi para os meus diretores um projeto de alterações que precisamos fazer em nossas adegas. Preparei uma apresentação em Power Point e mostrei o que precisávamos fazer para melhorar nossos resultados.
    Não estamos falando de números, mas sim de estratégias a serem adotadas. Questões como adotar novas formas de pagamento para nossos clientes, criar combos de produtos, em fim. coisas do tipo.
    A diretoria aprovou minhas ideias mas pediu um cronograma com os tópicos
    que eu sugeri numa planilha de excel. Trabalhar com o fator tempo de solução para os casos e organizaçao.
    E confesso que não tenho a menor ideia de como fazer isso.
    queria que você me enviasse um modelo pra eu seguir.
    Podes me ajudar?
    Abraços!

    • Eli Rodrigues Author at 06:02

      Olá Eliana,

      Basta cadastrar seu e-mail na opção “cadastre seu e-mail”, que fica na área lateral direta do site. Fique a vontade para participar, contribuir, discutir, criticar etc.

      Atenciosamente,
      Eli Rodrigues

  15. jonathan silva do nascimento at 12:32

    ola, trabalho na secretaria de educação da minha cidade, estou responsável pela supervisão do 6º ao 9º do ensino fundamental das serie finais..
    estou querendo fazer um plano de ação.. queria um modelo. obg.

  16. Silvio Gazeta at 14:53

    Olá Eli,

    Parabéns pelo blog! Material bastante agregador.

    Apenas uma sugestão: Creio que seria interessante incluir na postagem o plano de ação no formato 5W2H.

    Forte abraço, Silvio.

    • Eli Rodrigues, PMP, CSM Author at 13:14

      Olá Jaqueline,

      Fiz um teste em todos os downloads e não encontrei nenhum problema, se puder me relatar mais detalhadamente sua dificuldade ficarei feliz em ajudar.

      Para fazer o download, basta clicar no ícone desejado. Você será transportada para uma página onde deverá colocar seu e-mail e receberá o arquivo na sua caixa postal.

      Eli

  17. Rosilene Lacerda at 09:33

    Bom dia, trabalho na AMPREV- Instituto Previdenciário do Estado do Amapá, na área de planejamento e orçamento, o Presidente pediu o Plano de Ação de todos os departamentos, não fiquei muito convencida com as respostas, montei um quadro pedindo a atividade, quem, quando (inicio e fim), quanto e prioridade. vou lhe mandar a resposta de um deles. ex. curso de capacitação na área previdenciária, quem? GAB/DIBEM/RH, quando? 01/01/2016 a 31/05/2016, quanto R$ 15.000,00, prioridade média. É como se eles estivessem passando o que querem fazer em 2016 e não a atividade que o setor é responsável a fazer. Não sei se estou correta. Gostaria de contar com sua ajuda.

    • Eli Rodrigues, PMP, CSM Author at 16:23

      Olá Rosilene, tudo bem?

      Meus parabéns pela visão gerencial, você enxergou além de um simples plano de ação.

      O que você está sentindo falta é do Planejamento Estratégico, que deve ser composto pelos seguintes passos:
      1 – Definir o(s) objetivo(s) principal(is) da empresa
      2 – Desdobrá-lo em Diretrizes para os departamentos, que são compostas de medidas (as ações de responsabilidade de cada departamento que contribuem para a realização dos objetivos estratégicos) e metas (forma objetiva de medir o resultado)
      3 – Que por fim, seriam organizadas entre ações (planos de ação ou, para casos mais complexos, projetos) e rotinas (processos)

      É desse jeito que se compõem planos de ação que, de fato, levam a algum lugar. Por falta desse alinhamento é que muitas empresas andam em círculos sem chegar à lugar algum e, quando implantam o planejamento estratégico alçam vôos bem mais altos.

      É exatamente com esse tipo de coisa que trabalho, ajudando empresas a alinharem suas iniciativas. Os resultados são concretos, rápidos e impressionantes, pois todos passam a trabalhar na mesma direção.

      Fico à disposição para discutir o tema com você, entre em contato comigo por e-mail e podemos fazer uma ligação para conversar melhor (contato@elirodrigues.com)

      Atenciosamente,

      Eli Rodrigues

  18. Cláudia at 19:06

    Olá Boa Noite. Eu estou no curso de turismo e tenho um trabalho para elaborar na disciplina de Patrimonio e Animação. Tenho de fazer um Plano de Ação sobre Atividades turisticas de uma cidade. Mas nao sei como fazer o Plano, estou com muita dificuldade, se me pudesse ajudar agradecia. :).

    • Eli Rodrigues, PMP, CSM Author at 10:27

      Olá Cláudia,
      Pelo que entendi, seu professor quer um “roteiro turístico” no formato de plano de ação, é isso mesmo?

      Bem, no Trip Advisor você consegue achar uma lista de coisas para fazer, no RJ, por exemplo. Basta colocar no formato de plano de ação, colocando data e responsável e pronto, está feito.

      https://www.tripadvisor.com.br/Attractions-g303506-Activities-Rio_de_Janeiro_State_of_Rio_de_Janeiro.html

      Como você citou patrimônio, talvez valesse a pena colocar uma sessão de “preparação” dos locais, tal qual se faz no interior de SP, onde as cidades têm temáticas específicas e a pessoa pode viajar o ano inteiro visitando lugares diferentes.

      Se precisar de mais informações, entre em contato.

      Espero ter ajudado!

      Eli

  19. Geomar Florentino at 06:52

    Parabéns pelo Blog, está muito bom, muito prático, claro e informativo. Sua atenção nas resposta é digna de ser parabenizada. Seus mestres devem estar orgulhosos de você.

  20. Emanuel Canganjo at 12:15

    Oi rodrigues,
    Olha eu estou na área de gestão documental, é uma área nova para mim…

    O meu chefe me solicitou um plano de trabalho e o plano de ações da área de gestão documental. Mas eu não tenho ideia nenhuma, podes me ajudar? Agradecia muito a sua ajuda nesta questão…
    Manda uns modelos para o meu E-mail, que é: canganjogloria@gmail.com

    Abraços.

  21. Selma at 19:56

    Olá! ELi
    Estou precisando fazer um trabalho para faculdade sobre plano de ação, gostaria de algumas dicas.

  22. Pingback: Maiores desafios de uma empresa - Eleve seu Negócio
  23. Jorge Santos at 20:30

    Boa noite,

    Eli Rodrigues.

    Objetivo – Montar dois Planos de Ação:
    Primeiro modelo:
     Treinar, qualificar e capacitar os colaboradores no chão de fábrica.
    Segundo modelo:
     Enquadramento de funções.
    Objetivos:
    Treinar todos os colaboradores do chão de fábrica;
    Enquadramento (promoção) do colaborador;
    Exemplos mais detalhados:
    Primeiro exemplo:
    • Preciso montar um plano de ação para desenvolver colaboradores nos níveis acima descritos (“treinar na operação de normas e procedimentos e no processo”), através de treinamentos específicos.
    Como faço?
    Segundo exemplo:
    • Preciso apresentar um plano de ação para enquadramento de um colaborador que precisa ser promovido, porém existem alguns cargos (coordenador Industrial, chefe de produção, superintendente industrial, gerente de produção, coordenador de produção e gerente industrial),que este colaborador pode exercer, dado as suas competências.
    Como posso montar estes dois planos de ação para apresentar a diretoria?

    • Eli Rodrigues Author at 18:30

      Oi Jorge,
      Basta listar as tarefas, responsáveis e datas. Pelo que escreveu no comentário já tem todas as informações para fazer. Baixe uma das planilhas de exemplo e siga em frente!
      abração,
      Eli

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