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O que faz um PMO afinal?

By   /   2012/02/06  /   6 Comments

Este post faz parte da Série – ESTRUTURANDO UM PMO PARA O LUCRO


O que faz um PMO afinal?

Atualmente o mercado tem se confundido sobre função, responsabilidades e benefícios do PMO. Talvez isso tenha acontecido pela sopa de letrinhas do PMI (PMBOK, PMP, PMO) ou pelo fato do PMO ter uma “faixa” de responsabilidades que pode assumir. De qualquer forma, quando se fala em PMO (Project Management Office ou Escritório de Gestão de Projetos), refere-se a um departamento que dá suporte aos grupos de Gestão de Projetos.

O PMO pode ser implementado de diversas formas, o PMI não determina exatamente quais são, invés disso define responsabilidades e deixa a implantação a critério da empresa. Por isso fiz minha proposta de níveis, onde cada nível superior incorpora as responsabilidades do anterior. Mostrando assim um PMO indo do suporte operacional ao estratégico. É uma idéia bem simples e cabem trabalhos posteriores para melhor definição, o intuito aqui é puramente didático.

A mesma empresa pode um PMO organizacional ou ter vários PMOs, um por Unidade de Negócio, Linha de Serviço, Departamento. Ele é responsável por montar processos e gerenciar o trabalho em projetos, adaptando-se a diferentes cenários, tamanhos, complexidades, número de pessoas, quantidade de fornecedores etc.

Deve ainda, ter como diretriz fundamental a adaptação, mais que a burocratização dos projetos, caso contrário pode pôr a perder toda a implantação e até minar a lucratividade da empresa. Na guerra entre resultado e processo, geralmente vence o resultado, o que pode significar a perda de qualidade.

 

Eli Rodrigues

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About the author

Diretor de Negócios na Tap4 Mobile

Gestão estratégica de negócios, operações e portfólios de projetos. Formação em análise de sistemas, tecnologia web, tecnologias móveis e gestão de marketing. Experiência na coordenação de equipes de vários portes e competências em cenários globais, com mais de 100 projetos executados. É palestrante e consultor de gestão de projetos por todo Brasil.

6 Comments

  1. devailton says:

    Eli, como contribuição ao seu post, segue abaixo texto extraído de meu TCC, acredito que seja pertinente e que vá agregar mais informações ao mesmo.

    Abraços,

    DNS

    O PMO ou Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP) pode ser definido de formas variadas dependendo da necessidade específica da organização e dois fatores principais as “responsabilidades” e a “autoridade” a ele atribuídas são determinantes para sua caracterização.

    Desse modo, os EGP’s variam significativamente de uma organização para outra no que diz respeito à sua estrutura, funções e valor agregado, mas geralmente, o EGP tem, isoladamente ou agrupadas, as seguintes funções:

    • Identificar, desenvolver e fornecer metodologia, melhores práticas e normas para o gerenciamento de projetos da organização;
    • Coordenar e fornecer treinamento, suporte, ferramentas e software para o gerenciamento de projetos;
    • Coordenar, de forma centralizada, o Gerenciamento das Comunicações entre projetos, o gerenciamento de configuração e de padrões de qualidade globais dos projetos;
    • Avaliar os processos de gerenciamento dos projetos em função das métricas e do valor agregado;
    • Gerenciamento do portfólio de projetos;
    • Consolidação das informações dos projetos;
    • Suporte e apoio à alta administração na tomada de decisões.

    Um Escritório de Projetos pode ter as seguintes atribuições, uma ou mais, dependendo do seu posicionamento estratégico dentro da organização e das responsabilidades e autoridades a ele definidas:
    • Suporte e Apoio para Gerentes: trabalhando em conjunto com os gerentes de projetos responsáveis por determinado projeto na realização das avaliações de performance, no acompanhamento do projeto, no gerenciamento de riscos, no treinamento e orientação e no encerramento do projeto;
    • Suporte e Apoio para os Treinamentos: oferecendo treinamentos internos e/ou externos no uso dos recursos, da metodologia e ferramentas adotadas e o conhecimento e as oportunidades necessárias, bem como ofertas serviços de “coaching” (treinamento no sentido de mostrar e triar um caminho) para aperfeiçoamento continuo do gerenciamento de projetos;
    • Suporte e Apoio para as Padronizações: padronização das normas, procedimentos e metodologia por meio do desenvolvimento, compra ou customização de metodologia, procedimentos e modelos, implementando e mantendo atualizado um repositório de documentos para os processos, modelos, melhores práticas e padrões;
    • Suporte e Apoio para a Auditoria: auditando e fiscalizando os projetos de forma permanente e aleatória, por meio de avaliação de progresso e avaliações específicas definidas pela organização;
    • Suporte e Apoio para a Qualidade: garantia das conformidades com as normas e padrões estabelecidos, bem como, a garantia do escopo e das entregas acordadas;
    • Suporte e Apoio ao Repositório: atualização permanente das melhores práticas, processos e modelo, além da otimização e garantia de comprimento dos procedimentos. Desenvolvimento e atualização do histórico de projetos;
    • Coordenação do “Steering Committee” (comitê gestor);
    • Atribuições nas Comunicações: desenvolvimento e avaliação de mecanismos necessários para distribuir atas de reuniões, memorandos, relatórios consolidados e, etc.;
    • Atribuições no Desenvolvimento dos Relatórios: elaboração de relatórios diversos e relatórios consolidados para a alta administração;
    • Suporte e Apoio para a Alta Administração: interlocutor entre a alta administração e os gerentes de projeto executores, bem como apoio para a tomada de decisão;

    A gestão pode ocorrer em conjunto com os gerentes de projetos responsáveis por determinado projeto, dando suporte, promovendo, treinando, articulando e coordenando ou sendo responsável final da gestão, executando todas as atividades pertinentes ao gerenciamento de projetos, isso é determinado pelas seguintes responsabilidades, autoridades e/ou obrigações principais, das quais o EGP pode ser responsável ou apenas participar:

    • Desenvolvimento e implementação uma metodologia (processos, procedimentos, melhores práticas, templates, exemplos, padrões e guias) padronizada e a manutenção dos padrões, bem como o aperfeiçoamento continuo;
    • Implementar e operar um sistema de gerenciamento de projetos;
    • Manutenção dos históricos dos projetos e gerenciamento dos arquivos da documentação dos projetos;
    • Desenvolver a competência das pessoas, incluindo treinamento, Mentoring / coaching (aconselhamento / treinamento) e Consultoria;
    • Coordenação e/ou gerenciamento de múltiplos projetos;
    • Tomar decisões em gerenciamento de projetos ou orientar;
    • Supervisão de gerentes de projetos;
    • Cuidar para cumprimento de objetivos de projetos;
    • Fornecimento de gerentes de projetos para a organização;
    • Participar e/ou gerenciar um ou mais portfólios ou programas de projetos;
    • Atuar na resolução de conflitos;
    • Definir as funções e responsabilidades dos gerentes de projetos;
    • Análises de cronogramas e orçamentos;
    • Preparação de informações de projetos;
    • Consolidação das métricas dos projetos;
    • Gestão do Prazo, Escopo, Custo, Qualidade, Riscos, Suprimentos, Comunicações, RH, Integração;
    • Alinhamento das estratégias de negócios com os projetos;
    • Acompanhamento dos projetos em âmbito empresarial (Reportar status dos projetos para gerência superior, Monitorar e controlar o desempenho dos projetos);
    • Prover conselhos para gerência superior;
    • Desenvolver e manter um painel de controle dos projetos;
    • Promover a gestão de projetos dentro da organização;
    • Monitorar e controlar o desempenho do EGP;
    • Participar do planejamento estratégico;
    • Identificar, selecionar e priorizar novos projetos;
    • Conduzir auditorias nos projetos;
    • Gerenciar as interfaces com cliente;
    • Executar tarefas especializadas para os gerentes de projetos;
    • Conduzir revisões pós-projeto;
    • Implementar e gerenciar a base das lições aprendidas e da gestão de riscos;
    • Benchmarking;
    • Participar do recrutamento ou recrutar, selecionar, avaliar e determinar salários para os gerentes de projetos.

  2. [...] até a estruturação estratégica dos projetos. Se tiver interesse em mais detalhes, leia “O que faz um PMO afinal?“. Eli Rodrigues é Consultor de Gestão de Projetos, instrutor do “Preparatório para [...]

  3. [...] ou mais estratégico, dependendo do interesse que a empresa tem nos projetos. No post “O que faz um PMO afinal?” faço uma proposta despretensiosa de níveis de implementação do [...]

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