Porque o Gerenciamento de Projetos não se resume ao MS-Project

Não raro tenho ouvido essa falácia: “Para gerenciar projetos basta o MS-Project”.

A Gestão de Projetos é, acima de tudo, comunicação e gestão de expectativas, embora seja muito útil, o MS-Project é apenas uma ferramenta. Para dizer que estou “gerenciando um projeto” preciso aplicar técnicas e ferramentas, algumas delas não muito palpáveis, como as do Gerenciamento de Recursos Humanos. O fato é que precisamos observar o (a aplicabilidade do) gerenciamento do projeto nas 9 áreas de conhecimento: Escopo, Qualidade, Aquisições, Riscos, Recursos Humanos, Comunicação e Integração.

Será que o MS-Project “dá conta” de mapear todas essas áreas? Resolvi atender ao desafio (bem-humorado) de um cliente e identificar o que é possível gerenciar no MS-Project.

Para isso usei uma escala de 0-20-80-100%, sendo:

•  0% –  “Absolutamente Nada”
• 20% – Mapeamento de uma “Pequena Quantidade de Informações”
• 80% – Mapeiamento “Bastante Relevante”
• 100%, “Mapeia Completamente” as práticas do PMBOK

Abaixo minhas percepções, não tem cunho científico, não analisei os processos detalhadamente, é apenas uma visão superficial para futuras análises.

INTEGRAÇÃO (0%)

Não dá suporte a construção do Plano de Gerenciamento, nem agregação das linhas de bases dos demais planos. Também não oferece suporte adequado à realização do Controle Integrado de Mudanças.

ESCOPO (20%)

É possível representar a EAP, não como uma representação gráfica, mas como “seções” do cronograma. Também é possível utilzar o campo “Anotações” como dicionário da EAP. No entanto, para afirmar que é feito o “Gerenciamento do Escopo” precisaria ainda: Definir o Plano de Gerenciamento de Escopo, adicionar documento de requisitos, matriz de rastreabilidade, declaração de escopo, fazer verificação e controle do escopo, isso não dá.

TEMPO (80%)

É possível mapear quase tudo: lista de atividades, atributos, recursos, durações, diagrama de redes, gráfico de barras (Gantt), passar  linha de base e controlar cronograma. Só não existem campos específicos para descrever o Plano de Gerenciamento de Tempo, nem as técnicas de estimativa utilizadas, valores estimados ou base de estimativas (memória de cálculo).

CUSTOS (80)%

Embora não seja confortável, é possível elaboração do orçamento, fazer acompanhamento e a análise de valor agregado dentro do MS-Project. Também não dá suporte a parte de estimativas e nem ao Plano de Gerenciamento de Custos.

QUALIDADE (0%)

Não dá suporte a construção do Plano de Qualidade, determinação de experimentos, testes e inspeções. Não existe campo adequado para analisar o custo da qualidade nem determinar garantia e controle, a não pelo artifício de descrevê-los como atividades do cronograma.

AQUISIÇÕES (0%)

Na área de Aquisições o suporte é sofrível, não há como fazer Declaração de Trabalho, documentos de seleção de fornecedores, contratos, relatórios etc.

RISCOS (0%)

O MS-Project não tem como auxiliar na Identificação, análise qualitativa e quantitativa de riscos, controle ou reavaliação. A não ser que, com “muita vontade de provar o contrário”, você crie um .mpp e construa uma tabela com campos personalizados para implementar o registro de riscos. Por que não usar o Excel?

RECURSOS HUMANOS (20%)

O MS-Project lista os Recursos Humanos (e materiais) e auxilia no gerenciamento de sua Alocação, mas além disso seria necessário gerar o Plano de Gerenciamento de RH e Acompanhar o Desenvolvimento da equipe (necessidade de treinamentos, conflitos, formação de equipe, negociação etc). O máximo que a ferramenta consegue mapear sãoa datas de ocorrência de algumas reuniões.

COMUNICAÇÃO (0%)

Por Comunicação no PMBOK entenda-se: todo o processo desde a Identificação das Partes Interessadas (Stakeholders), definição da estratégia de gerenciamento, coleta, organização, distribuição, armazenamento e descarte de informações do projeto. O MS-Project nesse caso poderia ajudar apenas a mapear as datas de reunião.

Recapitulando…

• 0%   – Integração
• 20% – Escopo
• 80% – Tempo
• 80% – Custo
• 0%   – Qualidade
• 0%   – Aquisições
• 0%   – Riscos
• 20% – Recursos Humanos
• 0%   – Comunicação

Se consideramos peso igual para todas as áreas, somando 900%, o levantamento acima afirmaria que o MS-Project consegue seguramente atender a 200%. Traduzindo para a base 100, daria 22% de atendimento (200*100/900). Nada mal para uma ferramenta única, não é? E nem levamos em consideração o Project Server, que certamente aumentaria o percentual.

O fato é que não há subsídios para afirmar que o Gerenciamento de Projetos se resume ao MS-Project. Será que consegui convencê-los? rs