Administração do tempo usando GTD

Administração do Tempo
Tempo é Dinheiro! Temos cada vez menos tempo e mais tarefas para executar. As empresas buscam produtividade e lucro crescentes; as metas são cada vez mais agressivas, a concorrência no mercado globalizado não deixa espaço para displicência. Utilizam-se ferramentas para automação de processos produtivos, redução de erro humano, processamento rápido de dados, monitoramento de fluxo de trabalho, etc. No entanto, existem ainda muitas atividades que apenas seres humanos são capazes de fazer e assim começa a necessidade de administração do tempo.Técnicas de Administração do tempo são aquelas que nos ajudam a gerenciar melhor as múltiplas pressões do dia-a-dia e a aumentar a produtividade. Existem MUITAS técnicas de administração do tempo, muitas MESMO! Ao final do post referencio alguns livros sobre o assunto, cabe a cada pessoa escolher as técnicas que melhor se identifica.Por que usá-las? As técnicas ajudam a melhorar a produtividade através da priorização, controle de interrupções, delegação de atividade, controle do que precisa ser feito e do impacto dos fatores que causam baixo desempenho: Excesso de tarefas, de papéis, de interrupções, de telefonemas, de reuniões e o principal, a falta de concentração. Mas o importante mesmo é chegar ao final do dia com a sensação de dever cumprido e mesmo que nem tudo tenha sido resolvido, tem-se a certeza de que o “melhor” foi feito.

Neste post, apresento uma simplificação do método chamado GTD (Get things done), que tive contato através de uma palestra da Escola Superior de Redes e resolvi adotar no dia-a-dia de Gestão de Projetos múltiplos.

Get Things Done

É um método para organização de tarefas que  se baseia no gerenciamento de listas. As principais listas/contextos são:

  • Casa – Atividades de casa
  • Trabalho – Atividades do trabalho
  • Rua -Atividades a resolver na rua (ir a um cartório, banco, etc)
  • Fazer-um-dia – Atividades que você sabe que não vai executar agora, mas que não pode deixar de resolver um dia.

No método completo existem mais listas, inclusive uma chamada “Projetos”, que contem conjuntos concatenados de atividades, mas preferi simplificar para faciltiar o entendimento rápido e o uso. As listas como CASA, RUA e FAZER um dia existem para ajudar na concentração. De nada adianta estar no trabalho pensando em tarefas de casa, ou em casa pensando em tarefas da rua e assim por diante.  Na alfabetização fiz um juramento que não me esqueço: “Na hora de brincar, brincar. Na hora de estudar, estudar”, óbvio que nem sempre dá para ser tão disciplinado, mas o princípio é esse, o nível do resultado cada um pode escolher.

O método conta com cinco passos:

  1. Coleta – Coletar as atividades conforme for se lembrando ou surgirem e agrupar na “caixa de entrada”
  2. Processamento – Separar um horário específico para fazer a análise da “caixa de entrada”. Analisar se uma ação é requerida ou não.
  3. Organização – Determinar a prioridade de cada atividade.
  4. Revisão – Revisar o que precisa ser feito na atividade.
  5. Execução – Executar a atividade.

Um dos benefícios do método é manter sua mente despreocupada, pois tendo uma rotina para coleta, análise e priorização tem-se a certeza de que nada foi esquecido. Outro grande benefício é fazer melhor uso do tempo por trabalhar sempre no que é prioridade e evitar envolver-se em atividades que não são suas.

Utilizando o Toodledo

Toodledo é um software disponível gratuitamente na internet, que funciona online e exige apenas um cadastro rápido. Nele é possível criar as listas – quantas quiser, acrescentar atividades, dar status, prioridades e datas.  Abaixo mostro algumas telas, em um passo-a-passo de como utilizar o GTD no site:

  1. Criar uma conta no Toodledo e logar
  2. Cadastrar as listas no meu “CONTEXTS”
  3. Cadastras as atividades na página inicial e diariamente seguir os passos do GTD (Coletar, Processar, Organizar, Revisar e Executar)

O site é muito simples, leve e rápido de usar. E mesmo sem técnica nenhuma já seria possível obter alguma melhoria de produtividade devido ao princípio de “ter o conhecimento do que precisa ser feito”.

Usando o método para coordenar múltiplos projetos

Todos os dias abro o Toodledo (free via web) e sigo os passos do GTD, na verdade sempre que surge uma atividade nova eu repriorizo, pois as vezes recebo projetos urgentes que furam a fila de prioridades, ou ainda, issues em projetos que precisam ser resolvidos imediatamente.

A coleta provém de e-mails, ligações, atividades-chave dos cronogramas, de alguma solicitação ou problema. Frequentemente na hora do trabalho lembro de algo de casa e logo adiciono na lista para não ocupar a mente pensando em algo que não posso resolver.

Para facilitar os filtros, uso um prefixo para cada projeto contendo: nome do cliente, tipo de projeto, código e um “alias” (um apelido curto que me faça identificar imediatamente o contexto do projeto) como no exemplo: “MC_RFS20333-SBuild: Fazer atividade X”. Olhando sei imediatamente que o cliente é MC, que o tipo do projeto é RFS, código 20333 e a atividade é de SBuild – server build.

Como Gerente de Projetos, a grande maioria das atividades não depende somente de mim e por isso utilizo o campo “COMMENTS” para fazer o acompanhamento das atividades registrando Data e comentário. Esse passo, embora seja uma adaptação, tem sido fundamental para acompanhar atividades que duram vários dias e dependem de várias pessoas. Abaixo um exemplo de acompanhamento:

——————————————————————————————-

MC_RFS20333-SBuild: Fazer atividade X

Comentário:

  • 02/13 – Solicitei formulário para a área Y
  • 02/14 – Recebi, atualizei e enviei
  • 02/15- Verifiquei o sistema e já foi para aprovação da área Z
  • 02/28 – Todas as aprovações concedidas.

——————————————————————————————-

Os critérios que uso para determinar se uma atividade será tratada no GTD ou não dentro de um (ou varios) projetos são “Urgência” e “Importância”. Abaixo exemplos de atividades que controlo pelo GTD:

  • Atividades da área funcional;
  • Atividades rotineiras (relatórios de status);
  • Detalhes de atividades repetitivas listadas no cronograma;
  • Atividades burocráticas que dependem de várias pessoas;
  • Atividades de iniciação em projetos urgentes;
  • Atividades de fechamento em projetos que precisam ser faturados;
  • Atividades que costumam dar problemas;

A experiência com o método tem sido muito positiva, pois facilita a identificação de prioridade entre vários projetos e me dá a sensação de que estou agindo sempre em cima do mais importante e urgente,. É isso pessoal, o GTD é um método que traz muitos benefícios e apenas uma contra-indicação, vicia! Experimente e sentirá o impacto na produvidade muito rapidamente. Sucesso a todos!

Eli Rodrigues

Posts relacionados:

Links:

Livros:

 

Publicado por: Eli Rodrigues

There are 3 comments for this article
  1. Pingback: Tweets that mention Administração do tempo usando GTD « Liderança e Gestão de Projetos -- Topsy.com
  2. gerenciamentoestrategico at 12:42

    Olá Eli,

    Embora o problema de gestão do tempo seja antigo, é sempre ‘atual’ achar soluções para ele. A dinâmica dos negócios e, principalmente, das atividades a serem realizadas requer muita organização e foco (http://bit.ly/dndDyz). Além disso, é preciso ter cuidado com os jacarés. Não localizei o texto original Luiz Carlos de Queirós Cabrera, mas, em um blog .

    /Giovani

  3. Pingback: 5 atitudes de sucesso no seu Home Office « Liderança e Gestão de Projetos