Parte 2 – Como estruturar um cronograma

Este post faz parte da Série – Como fazer um Cronograma.


O cronograma é uma ferramenta para documentar e controlar o tempo que será gasto na realização de um conjunto concatenado de atividades em um projeto. Serve para monitorar o andamento das atividades em relação ao tempo, para  garantir que o projeto finalize numa data planejada e controlada. O gerente de projeto atua como facilitador na criação do cronograma e geralmente as atividades são determinadas pela própria equipe de execução.

Existem várias formas de estruturar um cronograma, a cada projeto deve-se avaliar a estrutura que permita o melhor gerenciamento, observando sempre a fluidez das atividades e a facilidade de visualização da conclusão das etapas. As duas estruturas mais comuns são: por entregas e por fases. No cronograma por entregas, quebra-se o produto/serviço a ser gerado em pedaços e organiza-se atividades para conclusão desses pedaços individualmente. Já no cronograma por fases, cria-se um conjunto de fases relacionadas ao ciclo de vida do projeto e organiza-se atividades para sua conclusão.

Na empresa onde trabalho leva-se muito a sério a questão de prazo (claro que um projeto pode ser replanejado, mas isso precisa ser acordado e documentado). Trabalho na divisão de serviços de infra-estrutura e o descumprimento do prazo de um projeto acarreta multas muito altas. Mas também já trabalhei em empresas de “projetos eternos”, aqueles que nunca terminam por um motivo ou outro, esses casos são complicados (mas isso é assunto para um outro post).

Ainda que seu ambiente de trabalho seja complexo e o projeto sofra muitas  mudanças, sempre vale a pena manter um cronograma. É o que mune o GP de informações para prestar status do andamento do projeto, controlar tempo e custo, definir táticas para manter o projeto no prazo, fazer escaladas, etc. Isso me lembra a famosa frase  “In God we trust, all others must bring data” (W. Edwards Deming), traduzindo: “Em Deus nós confiamos, todos os demais tem que trazer dados”, assim funciona o mundo corporativo.

Pois bem, generalizei uma estrutura de cronograma que uso para compartilhar com os colegas, conforme abaixo:

  • Dependências – Deve conter as atividades que o projeto não pode resolver, mas tem que esperar o resultado de um terceiro, como: cliente, outras torres, projetos ou sub-projetos.
  • Entregas – Deve conter a lista das entregas do projeto, que deverão vir diretamente da Declaração de Trabalho e devem ser ligados (através de predecessoras) às atividades que os geram.
  • Marcos – Deve conter a lista de marcos conforme necessidade (devem ter sempre o esforço em zero horas) e devem ser ligados (através de predecessoras) às atividades que os geram.
  • Fase: LARGADA INICIAL –  Deve conter atividades de iniciação do projeto, como: Definir o GP, obter acessos, permissões, estabelecer um diretório compartilhado, fazer o kick-off e etc.
  • Fase: PLANEJAR – Deve conter atividades de planejamento,  como:  Estabelecer o Plano de Projeto, riscos, custos, cronograma e suas respectivas revisões e validações.
  • Fase: EXECUTAR – Deve conter as atividades de execução do cerne do projeto. Normalmente incluo uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto, em inglês WBS – Work Breakdown Structure) baseada em produto e sugiro que inclua todas as atividades de monitoramento.
  • Fase: ENCERRAMENTO – Deve conter as atividades de encerramento de projeto, como: Liberação de recursos, registros, lições aprendidas e arquivamento.

Nas fases “LARGADA INICIAL”, “PLANEJAR” e “ENCERRAMENTO” adicionei listas de atividades para facilitar: #atividades executar

Este é um cronograma genérico que atende a projetos com ciclo de vida em cascata baseado em fases. Para projetos iterativos-incrementais seria necessário criar um nível acima e para cada ciclo iterativo copiar a estrutura apresentada. É isso pessoal, montar cronogramas é um trabalho bem detalhado, mas muito gostoso de fazer, acompanhá-lo e perceber o quanto ele evita problemas, é melhor ainda.

Se, após verificar os exemplos, você sentir necessidade de um apoio especializado, consulte meus portfólios de treinamentos e consultoria.

Eli Rodrigues

 

Publicado por: Eli Rodrigues, PMP, CSM

There are 28 comments for this article
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  5. Alexandre Mendonça at 16:25

    O software abre esse arquivo com extenção em MPP ???
    Obrigado.

    E parabéns pela matéria, está sendo de grande ajuda.

  6. Claudio at 21:29

    Eli, parabéns pelo artigo, muito bom. Gostaria de usá-lo como parte do referencial teórico do meu TCC da MBA em gerenc. de projetos. Como devo mencioná-lo no texto e na bibliografia? Abraço.

  7. Edilson at 15:53

    Caro Elielson, boa tarde.
    Como colocar um “IF” dentro de uma lista de atividades do cronograma? Exemplo: Se a decisão de uma atividade for “A” siga estas atividades, se for “B” faça estas outras a partir da atividade “X” ….

    • Eli Rodrigues at 16:25

      Amigo,
      Sugiro que coloque uma data para tomada de decisão e deixe para detalhar o cronograma posteriormente. Ou se preferir, coloque os dois blocos e delete o caminho não-aprovado, assim que tiver a decisão. Não conheço nenhuma forma de adicionar IFs.

  8. marcelo brandao at 09:48

    Tinha alguams duvidas em cronograma e consegui resolver.
    grato pelas dicas.
    Sucesso e parabéns.

  9. Ana Helena at 12:25

    Eli, boa tarde. Sou nova no ramo e preciso desenvolver uma apresentação para um projeto. Existem vários assuntos que dependem de terceiros mas tenho que colocar a ideia em uma apresentação. o que você sugere? tem algum modelo que possa me ajudar? o correto para apresentar é o ppt?

  10. Arnaldo Arantes at 13:50

    Boa tarde Eli. Meu professor disse pra evitarmos o uso de tempos de retardo e adiantamentos nos projetos (não é proibido, apenas recomendou evitar). Eu não entendi bem o porquê. Você pode me explicar melhor?
    A sua pergunta para “casa” é a seguinte:
    – Quais os problemas que podemos ter quando utilizamos nas ligações os tempos de retardos (2xx+3d) ou antecipações (2xx-3d)?

    • Eli Rodrigues, PMP, CSM Author at 18:43

      Oi Arnaldo,
      O único risco que consigo ver é de você acabar deixando a equipe sem trabalhar (no caso de um retardo) e de apostar que vai começar uma atividade antes e por fim não conseguir (antecipação). Veja se tem aderência com os ensinamentos do seu professor.
      abs
      Eli

  11. poliana karla at 19:11

    olá ELI boa noite!
    achei sensacional o seu blog, pude compreender muita coisa nele. gostaria de saber si vc teria algum indicação de material ou livro que possa me ajudar na disciplina de planejamento empresarial. sou professora desta disciplina e estou prestes a entrar na matéria de cronograma com eles. é um curso de técnico integrado, e a grande questão é que tenho poucas aulas com eles, e praticamente não tenho material de apoio disponível na escola desta matéria. O que torna tudo mais difícil. Alem da ter que trabalhar com uma linguagem mais simples possível pois são todos adolescentes.
    caso vc tenha alguma indicação ficarei agradecida.
    obrigado.

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